كيف أكلّف موظفًا بمهمة داخلية وأتابعها حتى تكتمل؟
ما الذي ستفعله
تضيف مهمة داخلية، وتكلّف بها موظفًا أو أكثر، ثم تتابع حالتها حتى تكتمل. يصل كل موظف مكلَّف إشعار داخل النظام لحظة إسناد المهمة إليه. والمهمة الداخلية لا ترتبط بمشروع ولا بعميل.
قبل أن تبدأ
- الموظف مسجَّل. تُسند المهمة إلى الموظفين وحدهم. فلا يظهر في القائمة صاحب الحساب ولا أعضاء الإدارة ولا الشركاء. وإن لم يكن الموظف مسجَّلًا، فأضفه أولًا من إضافة موظف جديد.
- من يرى المهام. كل من يملك عرض المهام الداخلية يرى مهام الشركة كلها، ومنها المهام التي نطاقها شخصي. فالنطاق تصنيف للتصفية، لا خصوصية.
الخطوات
- افتح المهام في القائمة الجانبية، ثم انقر كافة المهام الداخلية.
- انقر إضافة مهمة داخلية. يُفتح درج بالعنوان نفسه.
- اكتب اسم المهمة. هذا الحقل والموظفون المكلَّفون هما الإلزاميّان وحدهما.
- اختر الأولوية: عاجل أو عالي أو عادي أو منخفض. وتكون عادي مختارة من البداية.
- اكتب الوصف إن أردت.
- اختر وقت البداية ووقت النهاية إن أردت. كلاهما تاريخ وساعة.
- غيّر النطاق (شركة أو شخصي) ونوع المهمة (داخلي أو خارجي) إن احتجت. كلاهما للتصنيف والتصفية، ولا يغيّر من يرى المهمة.
- في الموظفين المعينين، ضع علامة أمام كل موظف تكلّفه. والكتابة في ابحث عن موظف تضيّق القائمة فقط، ولا تختار أحدًا.
- اكتب الملاحظات إن أردت.
- انقر إضافة.
إن أغلقت الدرج قبل إضافة، ضاع ما كتبته فيه.
ما الذي يتغيّر بعد الحفظ
- تظهر رسالة «تم إضافة المهمة بنجاح»، ويُغلق الدرج. وتظهر المهمة أوّل القائمة بحالة قيد الانتظار.
- يصل كل موظف مكلَّف إشعار داخل النظام، فيه اسم المهمة وأولويّتها. ولا يصله بريد إلكتروني.
- ويجد الموظف المهمة في كافة المهام الداخلية، إن كان في مستواه ما يلزم (انظر «الصلاحيّة اللازمة»).
متابعة المهمة
- الحالة: اختر الحالة من عمود الحالة في القائمة مباشرة: قيد الانتظار ثم قيد التنفيذ ثم مكتمل. تُحفظ فور اختيارها. ويمكنك إعادتها إلى حالة سابقة.
- بقيّة الخانات: كل خانة في صف المهمة تُعدَّل في مكانها: انقرها، وغيّرها، فتُحفظ.
- التفاصيل والتعليقات: انقر مكانًا فارغًا في صف المهمة، لا خانة منه. يُفتح درج تفاصيل المهمة، وفيه تعديل ثم حفظ التغييرات. وفي أسفله تكتب تعليقًا أو تنقر إرفاق ملف، ثم إرسال. ويصل إشعار بالتعليق إلى المكلَّفين بالمهمة.
- طريقة العرض: جدول أو تقويم أو لوحة. ولا يظهر في تقويم إلا ما له وقت البداية.
- البحث والتصفية: اكتب في بحث باسم المهمة، أو صفِّ القائمة بـحدد الأولوية وحدد النوع وحدد الحالة واختر المكلف.
لا يصل إشعار حين تتغيّر حالة المهمة، ولا حين يقترب وقت النهاية. فتابع المهام من القائمة أو من تقويم.
الصلاحيّة اللازمة
أنت صاحب الحساب، فلك كل الصلاحيّات. وإن أردت أن يدير موظف المهام نيابة عنك، فامنح مستواه من مجموعة المهام الداخلية:
- عرض المهام الداخلية: ليرى القائمة.
- إضافة مهام داخلية: ليضيف مهمة.
- تعديل المهام الداخلية: ليغيّر الحالة وبقيّة الخانات.
- عرض تفاصيل المهمة الداخلية: ليفتح درج المهمة.
- حذف المهام الداخلية: ليحذف المهام.
ويحتاج كذلك عرض المستخدمين من مجموعة إدارة المستخدمين. فبدونها تبقى قائمة الموظفين المعينين فارغة، ولا يستطيع إضافة مهمة.
والموظف المكلَّف نفسه يحتاج عرض المهام الداخلية ليرى مهامه، وعرض تفاصيل المهمة الداخلية ليفتحها، وتعديل المهام الداخلية ليغيّر حالتها. فبدونها يصله الإشعار ولا يستطيع أن يتابع المهمة.
إن لم تجد الزرّ
- لا ترى إضافة مهمة داخلية: ليس في مستواك إضافة مهام داخلية. أو بلغت حدّ المهام في باقتك، فظهر ترقية الاشتراك مكانه.
- قائمة الموظفين المعينين فارغة: ليس في مستواك عرض المستخدمين، أو ليس عندك موظف مسجَّل بعد.
- لا يُفتح درج المهمة: انقر مكانًا فارغًا في الصف، لا خانة منه. فإن لم يُفتح، فليس في مستواك عرض تفاصيل المهمة الداخلية.
- المهمة غائبة عن تقويم: ليس لها وقت البداية. أضفه من الدرج بـتعديل.