كيف أضيف موظفًا يدخل النظام بصلاحيات محدّدة؟
ما الذي ستفعله
تعطي موظفًا بريدًا وكلمة مرور يدخل بهما النظام، وتحدد ما يراه فيه وما يفعله. وذلك على مرحلتين: أولًا تنشئ مستوى يجمع الصلاحيّات. ثم تضيف الموظف وتربطه بهذا المستوى. والمستوى الواحد يصلح لكل من يؤدي العمل نفسه. فمستوى «مهندس موقع» مثلًا تنشئه مرة واحدة، وتربط به كل مهندسيك.
قبل أن تبدأ
- بريد الموظف الإلكتروني. يدخل الموظف النظام ببريده. فإن لم يكن له بريد، يُسجَّل للمرتبات والمهام فقط، ولا يدخل النظام.
- فكّر فيما يحتاجه الموظف. في النظام أربعة قوالب جاهزة تبدأ منها: مشاهدة فقط، ومحاسب، ومدير مشروع، وموارد بشرية.
الخطوات
أوّلًا: أنشئ المستوى
- انقر إضافة مستوى جديد من أعضاء الإدارة في القائمة الجانبية.
- اكتب اسم المستوى، مثل «مهندس موقع».
- اختر من قوالب جاهزة أقرب قالب إلى عمل الموظف. القالب يستبدل كل ما اخترته قبله، فابدأ به ثم عدّل.
- افتح المجموعات التي تريد تعديلها. في كل مجموعة مربع تحديد الكل. وللبحث عن صلاحيّة بعينها، اكتب اسمها في ابحث في الصلاحيات….
- انقر حفظ البيانات. تظهر قائمة بما اخترته، عنوانها مراجعة الصلاحيات قبل الحفظ.
- انقر تأكيد وحفظ بعد أن تراجع القائمة.
حين تختار صلاحيّة إضافة أو تعديل أو حذف، يختار النظام تلقائيًا صلاحيّة العرض في المجموعة نفسها. فمن يعدّل شيئًا يحتاج أن يراه.
ثانيًا: أضف الموظف
- انقر إضافة موظف جديد من الموظفين.
- اكتب اسم الموظف والبريد الإلكتروني.
- اختر في بيانات الدخول إحدى طريقتين:
- دعوة بالبريد: علّم دعوة الموظف بالبريد لتعيين كلمة المرور بنفسه. تصل الموظف رسالة فيها زر تعيين كلمة المرور. والرابط صالح 48 ساعة.
- كلمة مرور تكتبها أنت: اترك المربع فارغًا، واكتب كلمة المرور وتأكيد كلمة المرور. هنا لا يرسل النظام شيئًا، فأبلغ الموظف بنفسك ببريده وكلمة مروره.
- اختر في مستوى العضو المستوى الذي أنشأته. تجد هذا الحقل في الوظيفة والفرع.
- تأكد أن تفعيل / تعطيل مفعَّل.
- انقر حفظ البيانات.
⚠️ لا تنسَ الخطوة 10. الموظف الذي له بريد وكلمة مرور وليس له مستوى، يدخل النظام ولا يرى فيه شيئًا.
إن لم تكن أنشأت المستوى بعد، فاختر إضافة مستوى جديد من آخر قائمة مستوى العضو. يُطلب منك اسم المستوى وقالب الصلاحيات. ثم يُنشأ المستوى دون أن تغادر النموذج.
ما الذي يتغيّر بعد الحفظ
- يظهر الموظف في كافة الموظفين.
- إن أرسلت دعوة ولم يعيّن الموظف كلمة مروره بعد، تجد في صفحته أن الدعوة معلّقة. وتجد فيها أيضًا زر إعادة إرسال الدعوة.
- يدخل الموظف ببريده وكلمة مروره. ولا يرى في القائمة الجانبية إلا ما يسمح به مستواه.
تعديل الصلاحيات لاحقًا أو إيقاف موظف
- لتغيير مستوى موظف واحد: افتح تعديل الموظف من كافة الموظفين. غيّر مستوى العضو، ثم انقر تعديل البيانات.
- لتغيير ما يسمح به مستوى: عدّل المستوى نفسه من كافة المستويات. ويسري التغيير على كل من يحمل هذا المستوى.
- للمقارنة بين المستويات: افتح مصفوفة الصلاحيات، واختر المختلف بين المستويات فقط لترى الفروق وحدها.
- متى يسري التغيير؟ يسري فورًا على ما يستطيع الموظف فعله. أما قائمته الجانبية، فتتحدث حين يحدّث الصفحة.
- لإيقاف موظف: أطفئ تفعيل / تعطيل، ثم احفظ. يخرج الموظف من النظام مع أول خطوة يقوم بها، ولا يستطيع الدخول بعد ذلك. ويظهر في القائمة أنه معطل.
حصر الموظف في مشاريعه
في مجموعة المشروعات صلاحيّة اسمها يرى المشاريع المسندة إليه فقط. وهي قيد، لا إذن إضافي. فمن تُفعَّل له لا يرى إلا المشاريع التي هو مدير المشروع فيها. والمشاريع التي لا مدير لها لا تظهر له. ولا تفعّلها القوالب ولا تحديد الكل. فإن أردتها، فعلّمها بنفسك.
الصلاحيّة اللازمة
بصفتك صاحب الحساب، تملك كل الصلاحيّات، فلا تحتاج إلى إذن لأي شيء مما سبق. وإن أردت أن يضيف موظف آخر الموظفين نيابة عنك، فامنح مستواه:
- إضافة مستخدمين من مجموعة إدارة المستخدمين.
- إضافة مديرين من مجموعة الإدارة.
وللمستويات يحتاج صلاحيّات من مجموعة إدارة المستويات:
- إضافة مستويات: لإنشائها.
- تعديل المستويات: لتعديلها.
- عرض المستويات: لرؤيتها.
إن لم تجد الزرّ
- لا يرى الموظف شاشة توقّعتها له: مستواه لا يحمل صلاحيّة عرضها. أضف الصلاحيّة إلى مستواه، ثم اطلب منه أن يحدّث الصفحة.
- يفتح الموظف شاشة فيجد قائمة فارغة: بعض الشاشات تحتاج صلاحيّة من مجموعة أخرى. مثال ذلك: في إضافة مصروف نثري لا تظهر المشاريع إلا إذا كان مستوى الموظف يحمل عرض المشاريع.
- اختفى زر الإضافة وظهر ترقية الاشتراك: بلغت حد الموظفين في باقتك.
- لم تصل الدعوة: رسالة نجاح الحفظ تظهر حتى لو تعذّر إرسال البريد. تأكد أولًا أن عنوان بريده صحيح، ثم افتح صفحة الموظف وانقر إعادة إرسال الدعوة.
الموظفون أم الإدارة؟
لموظفيك استعمل إضافة موظف جديد. ففيها الراتب والقسم والفرع والمستندات، والدخول إلى النظام فيها اختياري. أما إضافة مدير فهي لحساب إداري بلا بيانات رواتب. وفي الحالتين يأخذ الشخص صلاحيّاته من مستواه وحده. ولكل منهما حد خاص به في الباقة.