كيف أسجّل دفعةً استلمتُها من عميل؟

ما الذي ستفعله

تسجّل في سند قبض مبلغًا استلمته من عميل عن مشروع. يُسجَّل سند القبض مدفوعًا لحظة حفظه. فيزيد رصيد الخزنة، ويقلّ ما على العميل، ويظهر المبلغ في المشروع. ولا تحتاج بعد الحفظ إلى خطوة تأكيد.

قبل أن تبدأ

• للعميل مشروع. العميل الذي ليس له مشروع لا يظهر في القائمة. فأنشئ مشروعه أولًا.
• اعرف الخزنة التي دخل فيها المبلغ، إن كان لشركتك أكثر من خزنة.

الخطوات

أقصر طريق يبدأ من صفحة المشروع، ففيها يُملأ العميل تلقائيًا:

1. افتح صفحة المشروع.
2. انقر تسجيل حركة مالية، ثم اختر سند قبض من العميل. يُفتح درج فيه اسم العميل مكتوبًا، ولا يمكن تغييره.
3. اكتب في المبلغ ما استلمته فعلًا. وإن خصم العميل منه ضريبة، فلا تُضِفها إلى السند. بل عرّفها في ضرائب المشروع من إعدادات المشروع، فتُطرح من المطلوب الآن.
4. اختر في تاريخ السند اليوم الذي استلمت فيه المبلغ فعلًا، لا يوم التسجيل. فالحقل يأتي بتاريخ اليوم تلقائيًا. وبتاريخ السند يظهر المبلغ في كشف حركة الخزنة. ولا يُقبل تاريخ في المستقبل.
5. اكتب الوصف إن أردت.
6. أضف صورة الإيصال من رفع صورة الإيصال إن أردت.
7. اختر طريقة الدفع، مثل تحويل بنكي أو كاش. طريقة الدفع وصف للدفعة، ولا تحدّد الخزنة.
8. إن ظهر حقل الخزنة، فاختر منه الخزنة التي دخل فيها المبلغ. هذا الحقل لا يظهر إلا إن كان لشركتك أكثر من خزنة. والخزنة الافتراضيّة تكون مختارة فيه مسبقًا.
9. انقر حفظ في أسفل الدرج.

طرق أخرى إلى السند نفسه

• من القائمة الجانبيّة: المدفوعات ← سند قبض من العميل ← إضافة سند قبض من العميل. اختر العميل أولًا من اختر العميل. فيظهر بعده اختر المشروع، وفيه مشاريع هذا العميل، فاختر المشروع. ثم أكمل الخطوات من 3، وانقر في آخرها حفظ البيانات. وبعد الحفظ يفرغ النموذج لسند جديد.
• من أيّ شاشة: سندات سريعة ← قبض من عميل. اختر المشروع أولًا. ولتسجيل عدّة دفعات متتالية، انقر حفظ وسند آخر.

إن كانت الدفعة عن عرض سعر بعينه، فاختره من عرض السعر المرتبط (اختياري). وإن لم تكن، فاترك الحقل على بدون ربط بعرض سعر.

ما الذي يتغيّر بعد الحفظ

• صفحة العميل، تبويب نظرة عامة: يزيد إجمالي المدفوع، ويقلّ المطلوب الآن والمتبقي من العقد. ويظهر السند في سجل الفواتير.
• صفحة المشروع: في رصيد العميل يزيد ما دفعه العميل، ويقلّ المطلوب الآن والمتبقي من العقد.
• الخزنة: يزيد الرصيد في كل الخزن، ويظهر المبلغ في كشف حركة الخزنة تحت وارد.
• قائمة السندات: يظهر السند بحالة مدفوعة.
• دفتر اليومية: يظهر للسند قيد آليّ بتاريخ السند. لا تسجّل له قيدًا يدويًا، وإلا تكرّر المبلغ في الحسابات.

إن كانت الدفعة مقدّمة قبل تنفيذ الأعمال، فقد يظهر المطلوب الآن ومعه كلمة «له». ومعناها أن العميل دفع أكثر ممّا نُفِّذ حتى الآن. وهذا طبيعيّ. ويتغيّر المطلوب الآن كلما صار سند صرف للمقاول على المشروع مدفوعًا.

لطباعة الإيصال

افتح السند من قائمة سند قبض من العميل بـعرض، ثم انقر طباعة الفاتورة. وإن أردت مكانًا يوقّع فيه العميل، فضع علامة على أماكن التوقيع.

إن أخطأت في سند

لا يمكن إلغاء سند القبض ولا عكسه من صفحته. احذفه من القائمة بدلًا من ذلك: حدّده، ثم انقر حذف المحدد. فيُرفع أثره من الخزنة والعميل والمشروع، ويختفي قيده من دفتر اليومية. ثم سجّل السند من جديد صحيحًا.

• إن سلّمت العميل إيصالًا مطبوعًا، فاسترجعه منه، وأعطه إيصال السند الجديد.
• لا يُحذف سند تاريخه في فترة محاسبيّة مقفلة. اطلب من المحاسب إعادة فتح الفترة أولًا.

الصلاحيّة اللازمة

أنت صاحب الحساب، فلك كل الصلاحيّات. وإن أردت أن يسجّل موظف الدفعات نيابة عنك، فامنح مستواه من مجموعة المدفوعات والمستندات المالية:

• إضافة مستند إيصال العميل لتسجيل السند.
• عرض مستندات إيصال العميل ليرى القائمة، وعرض تفاصيل إيصال العميل ليفتح السند ويطبعه.
• حذف مستند إيصال العميل إن كان سيصحّح الأخطاء بنفسه.

إن لم تجد الزرّ أو رُفض الحفظ

• العميل لا يظهر في اختر العميل: ليس له مشروع بعد.
• «سند القبض يجب أن يكون لعميل المشروع نفسه…»: المشروع الذي اخترته يخصّ عميلًا آخر.
• «الفترة المحاسبية مقفلة حتى…»: تاريخ السند يقع في فترة أُقفلت في الفترات المحاسبية. اختر تاريخًا بعدها، أو اطلب من المحاسب إعادة فتح الفترة.