كيف أسجّل مبلغًا دفعته لمقاول عن مشروع؟
ما الذي ستفعله
تسجّل في سند صرف مبلغًا دفعته لمقاول عن بند أو أكثر في مشروع. وتكتب لكل بند تكلفة المقاول، وهي ما دفعته له. وتكتب معها قيمة الأعمال للعميل، وهي ما تحمّله على العميل مقابل هذا العمل. وحسب إعداداتك، يُسجَّل السند مدفوعًا لحظة حفظه، أو يُحفظ معلّقًا حتى يُعتمد ثم يُؤكَّد دفعه. وقبل أن يصير السند مدفوعًا، لا يخرج المال من الخزنة، ولا يدخل في أرقام المشروع، ولا في حساب المقاول، ولا فيما على العميل.
قبل أن تبدأ
- المقاول منفّذ لبند في المشروع. أسنِد إليه البند من تعديل القيم في المشروع. فالمقاول الذي لم يُسنَد إليه بند لا يظهر في قائمة المقاولين حين تصرف من صفحة المشروع.
- اعرف هل تحتاج سندات الصرف عندك إلى اعتماد. هذا إعداد عامّ لشركتك، ويمكن لكل مشروع أن يخالفه. انظر «هل يُدفع السند لحظة حفظه؟» أدناه.
- اعرف الخزنة التي خرج منها المبلغ، إن كان لشركتك أكثر من خزنة.
الخطوات
أقصر طريق يبدأ من صفحة المشروع. ففيها يُملأ المشروع تلقائيًا، ولا تعرض قائمة المقاولين إلا منفّذي بنوده:
- افتح صفحة المشروع.
- انقر تسجيل حركة مالية، ثم اختر سند صرف للمقاول. يُفتح درج عنوانه إضافة سند صرف للمقاول.
- اكتب اسم المقاول في اختر المقاول، أو اختره من القائمة.
- اختر البند من البند الرئيسي. وإن ظهر بعده البند الفرعي ثم البند الفرعي الفرعي، فاختر منهما حتى آخر مستوى. عندها تظهر تحت البند ثلاثة أرقام: المبلغ المستحق للمقاول، ثم المدفوع للمقاول، ثم المتبقي للمقاول. والمبلغ المستحقّ هو قيمة تعاقده على البند كله، لا ما استحقّه حتى اليوم.
- اكتب في تكلفة المقاول المبلغ الذي دفعته له عن هذا البند. وانظر قبلها إلى المتبقي للمقاول، فالنظام لا يمنعك من دفع أكثر منه. وإن دفعت أكثر منه، ظهر المتبقي للمقاول بالسالب.
- راجع قيمة الأعمال للعميل. يملؤها النظام تلقائيًا، وتتبع ما تكتبه في تكلفة المقاول. ويحسبها بنسبة قيمة البند للعميل إلى قيمته للمقاول في المقايسة. وإن أردت رقمًا آخر فاكتبه فيها، فيتوقّف الحساب التلقائيّ لهذا البند. وإن نقص في المقايسة سعر البند للعميل أو سعره للمقاول، فاكتبها بيدك.
- إن دفعت عن أكثر من بند في المرّة نفسها، فانقر إضافة بند، وكرّر الخطوات من 4 إلى 6.
- راجع تاريخ السند، فهو يأتي بتاريخ اليوم تلقائيًا. وتاريخ السند هو يوم استحقاق العمل. وإن كان السند لا يحتاج اعتمادًا، فهو أيضًا يوم خروج المال من الخزنة. فإن كان هذا اليوم قد مضى، فاختره بدل تاريخ اليوم. ولا يُقبل تاريخ في المستقبل.
- اترك مصدر التمويل على من الخزنة. وإن دفع المبلغ موظّف من عهدته، فاختر من عهدة موظف، ثم اختر العهدة من اختر العهدة.
- إن ظهر حقل الخزنة، فاختر منه الخزنة التي خرج منها المبلغ. هذا الحقل لا يظهر إلا إن كان لشركتك أكثر من خزنة. والخزنة الافتراضيّة تكون مختارة فيه مسبقًا.
- اكتب الوصف إن أردت.
- راجع المجاميع أسفل النموذج: تكلفة المقاول وقيمة الأعمال للعميل والربح.
- انقر حفظ في أسفل الدرج.
⚠️ قيمة الأعمال للعميل هي ما تطالب به العميل عن هذا العمل. وهي لا تخرج من الخزنة. لكنّها تُضاف إلى المطلوب الآن على العميل يوم يصير السند مدفوعًا. وتدخل معها أتعاب الإشراف والضرائب، إن وُجدت.
- اكتب فيها قيمة الجزء من العمل الذي تقابله هذه الدفعة وحده، لا قيمة البند كله. وإلا حمّلت العميل قيمة البند أكثر من مرّة.
- إن كانت الدفعة مقدّمة للمقاول قبل التنفيذ، فإن قيمة الأعمال للعميل التي تكتبها تُحمَّل على العميل يوم يصير السند مدفوعًا، ولو لم يُنفَّذ العمل بعد.
- الربح هو الفرق بين الرقمين. وإن صار سالبًا ظهر تحذير، فتأكّد أنّك لم تكتب أحد الرقمين مكان الآخر.
طرق أخرى إلى السند نفسه
- من القائمة الجانبيّة: المدفوعات ← سند صرف للمقاول ← إضافة سند صرف للمقاول. اختر المقاول أولًا من اختر المقاول، ثم المشروع من اختر المشروع. ثم أكمل الخطوات من 4، وانقر في آخرها حفظ البيانات. وبعد الحفظ تعود إلى قائمة السندات.
- من أيّ شاشة: سندات سريعة ← دفع لمقاول. اختر المقاول أولًا، ثم مشروعه من مشاريع هذا الطرف. ولتسجيل عدّة سندات متتالية، انقر حفظ وسند آخر.
- من لوحة التحكم: خطوة سند صرف للمقاول في إكمال تهيئة الحساب تفتح صفحة الإضافة نفسها.
إن ظهر لك وضع المستخلص (بالنِّسب)، فهو بديل عن كتابة المبالغ. فيه تكتب لكل بند نسبة المستخلص التراكمية (%)، والنظام يحسب المبلغين. ولا يظهر هذا الوضع إلا إن فُعِّل لشركتك.
وإن ظهر في أعلى النموذج حقل طريقة التسوية، فالخطوات أعلاه هي لخيار مباشر — تكلفة على البنود. أمّا خيار على الحساب — دفعة على ذمة الطرف، فهو دفعة بلا بنود، وتكتب مبلغها في مبلغ الدفعة.
هل يُدفع السند لحظة حفظه؟
حسب إعداداتك. تجد الإعداد العامّ في الإعدادات ← إعدادات العمليات ← سندات الصرف تحتاج اعتمادًا وتأكيد دفع. ويمكن لكل مشروع أن يخالفه: افتح في المشروع تبويب إعدادات المشروع ← تجاوزات هذا المشروع ← تأكيد ودفع سندات الصرف. ثم اختر اتبع الإعداد العام أو نعم أو لا. وما تختاره في المشروع يغلب الإعداد العامّ.
- إن كان الاعتماد غير مطلوب: يُسجَّل السند مدفوعًا لحظة حفظه، ويخرج المبلغ من الخزنة بتاريخ السند. ولا تحتاج بعد الحفظ إلى أيّ خطوة.
- إن كان الاعتماد مطلوبًا: يُحفظ السند بحالة قيد الانتظار، ولا يتحرّك أيّ مال. ثم يكمله من يملك الصلاحيّة بهذه الخطوات:
- افتح السند بـعرض من القائمة الجانبيّة: المدفوعات ← سند صرف للمقاول.
- اختر تم الموافقة من اختر حالة الفاتورة، في إجراءات الفاتورة.
- انقر حفظ البيانات. تصير حالة السند تم الموافقة، لكنّه لم يُدفع بعد.
- اختر طريقة الدفع.
- اختر الخزنة إن ظهرت.
- راجع تاريخ الصرف. هو اليوم الذي خرج فيه المبلغ فعلًا. ولا يُقبل تاريخ قبل تاريخ السند، ولا تاريخ في المستقبل.
- انقر تأكيد الدفع. الآن فقط تصير حالة السند مدفوعة. ويظهر المبلغ خارجًا من الخزنة بـتاريخ الصرف الذي اخترته، لا بيوم النقر.
ولرفض السند، اختر تم الرفض بدل تم الموافقة في الخطوة 15، ثم انقر حفظ البيانات. عندها لا يتحرّك شيء.
ما الذي يتغيّر بعد الحفظ
- الدرج يبقى مفتوحًا بعد رسالة النجاح، وفيه نموذج فارغ لسند آخر. ويظهر السند في تبويب الحركات المالية في المشروع. ويظهر كذلك في قائمة سند صرف للمقاول بحالته: قيد الانتظار أو تم الموافقة أو مدفوعة.
- ولا يحدث ما يلي إلا حين يصير السند مدفوعًا، فورًا أو بعد تأكيد الدفع:
- الخزنة: إن كان الصرف من الخزنة، ينقص الرصيد في كل الخزن، ويظهر المبلغ في كشف حركة الخزنة تحت منصرف. وإن كان من عهدة موظف، ينقص رصيد العهدة. أمّا الخزنة، فينقص منها المال مرّة واحدة: يوم سُلِّمت العهدة، أو يوم هذا الصرف، حسب إعداد شركتك.
- المشروع، تبويب نظرة عامة: في الملخّص المالي للمشروع، تحت المنفّذ حتى الآن، يزيد المدفوع للمنفّذين بتكلفة المقاول. وتزيد قيمة الأعمال المنفّذة بقيمة الأعمال للعميل. وتزيد أتعاب الإشراف المستحقة بنسبة الإشراف من قيمة الأعمال للعميل، إن كان الإشراف مفعّلًا على البند. وبذلك يزيد الربح الفعلي بقيمة الأعمال للعميل وأتعاب إشرافها، وينقص بتكلفة المقاول.
- رصيد العميل: يزيد المطلوب الآن، في المشروع وفي صفحة العميل، بقيمة الأعمال للعميل وأتعاب إشرافها. وإن كانت على المشروع ضرائب، فالضريبة المضافة تزيده، والضريبة المخصومة من المنبع تنقصه.
- البند: يزيد المصروف الفعلي للبند في تبويب البنود، عرض ملخّص. أمّا الربح المتوقع فلا يتغيّر، لأنه يُحسب من أسعار المقايسة.
- المقاول: في صفحة المقاول، تبويب المشاريع، يزيد المدفوع ويقلّ المبلغ المتبقي لهذا المشروع. ويظهر السند في تبويب سجل الفواتير.
- بعدها لا يمكن تغيير مقاول البند في تعديل القيم، لأن عليه سندًا مدفوعًا.
- دفتر اليومية: يظهر للسند قيد آليّ: تكلفة على المشروع مقابل الخزنة أو العهدة. لا تسجّل له قيدًا يدويًا، وإلا تكرّر المبلغ في الحسابات.
- العمولات: إن كان للمشروع مسوّق أو سمسار بعمولة، يُعاد حساب عمولته.
لطباعة السند
افتح السند من قائمة سند صرف للمقاول بـعرض، ثم انقر طباعة الفاتورة. وإن أردت مكانًا يوقّع فيه المقاول بالاستلام، فضع علامة على أماكن التوقيع.
إن أخطأت في سند
- السند قيد الانتظار: افتحه بـعرض، واختر له تم الرفض من اختر حالة الفاتورة. ثم سجّل سندًا غيره صحيحًا.
- السند مدفوع: افتحه بـعرض، وانقر إلغاء / عكس السند. ثم اكتب سبب الإلغاء، فهو إلزاميّ. يبقى السند في القائمة بحالة ملغى. ويُرفع أثره من الخزنة والمقاول والمشروع، ومن المطلوب الآن على العميل. ويختفي قيده من دفتر اليومية. ثم سجّل السند من جديد صحيحًا.
لا يُلغى سند له قيد في فترة محاسبيّة مقفلة. ولا يُلغى مستخلص صدر بعده مستخلص آخر على البند نفسه، فألغِ الأحدث أولًا.
الصلاحيّة اللازمة
أنت صاحب الحساب، فلك كل الصلاحيّات. وإن أردت أن ينوب عنك موظف، فامنح مستواه من مجموعة المدفوعات والمستندات المالية:
- إضافة مستند دفع المقاول لتسجيل السند.
- عرض مستندات دفع المقاول وعرض تفاصيل دفع المقاول معًا، ليرى القائمة ويفتح السند.
- إن كانت سنداتك تحتاج اعتمادًا: تغيير حالة دفع المقاول للاعتماد، ووضع دفع المقاول كمدفوع لتأكيد الدفع. ويلزم مع كل واحدة منهما تعديل مستند دفع المقاول. وبدونها يُرفض الحفظ.
- لإلغاء سند مدفوع: وضع دفع المقاول كمدفوع وحذف مستند دفع المقاول معًا.
ولكي يكون للاعتماد فائدة، لا تمنح الموظف نفسه إضافة السند واعتماده معًا.
إن لم تجد الزرّ أو رُفض الحفظ
- لا تجد سند صرف للمقاول تحت تسجيل حركة مالية: حسابك لا يملك إضافة مستند دفع المقاول.
- «لا يوجد مقاول منسوب لهذا المشروع…»، أو لا تجد المقاول في القائمة: لم يُسنَد إلى المقاول بند في هذا المشروع. أسنِد إليه بندًا من تعديل القيم.
- «هذا المقاول ليس لديه مشاريع»: المقاول ليس منفّذًا لأيّ بند. وهذا يتبع إعداداتك: إن عطّلت اقصر قوائم سند صرف المقاول على مشاريعه وبنوده في إعدادات العمليات، تظهر كل المشاريع والبنود في صفحة الإضافة.
- ظهرت رسالة تطلب اختيار البند: لم تختر البند حتى آخر مستوى. فاختر البند الفرعي أو البند الفرعي الفرعي.
- «الفترة المحاسبية مقفلة حتى…»: تاريخ السند يقع في فترة أُقفلت في الفترات المحاسبية. اختر تاريخًا بعدها، أو اطلب من المحاسب إعادة فتح الفترة.
- السند قيد الانتظار والخزنة لم تتغيّر: سنداتك تحتاج اعتمادًا وتأكيد دفع. أكمل الخطوات من 14 إلى 20.
- رصيد الخزنة أو العهدة لا يمنع الحفظ. إن لم يكفِ الرصيد، صار سالبًا وظهر كذلك. فراجع الخزنة قبل الصرف.