كيف أقرأ ربح الشركة ورصيد الخزينة وأصدّر التقرير؟
ما الذي ستفعله
تقرأ نتيجة الشركة في فترة، وتفرّق بين الربح والمال الموجود في الخزينة، ثم تصدّر التقرير PDF أو Excel. تقرأ النتائج من التقارير المالية، وحركة المال من تقرير الخزينة.
قبل أن تبدأ
- حدّد السؤال والفترة. ربح الشهر غير رصيد الخزينة في آخره، وغير ما لم يدفعه العملاء بعد.
- راجع حالة السندات. السند المنتظر أو غير المدفوع لا يدخل الأرقام. وإن لم تجد دفعةً في التقرير فراجع سندها، ولا تسجّلها مرة ثانية.
- قارن على الفترة نفسها. لكل تبويب فترته. وقد يكون أحد التقريرين للشركة كلها والآخر لمشروع واحد.
الخطوات
- من القائمة الجانبية افتح التقارير، ثم التقارير المالية.
- اختر تبويب قائمة الدخل.
- اختر الفترة من الشريط فوق التقرير: هذا الشهر أو الشهر السابق أو هذا الربع أو هذه السنة. ولأيام بعينها انقر حدّد المدة، واكتب من تاريخ وإلى تاريخ. ثم انتظر حتى تتحدّث الأرقام.
- تغيير الفترة يخصّ التبويب المفتوح وحده. فإن أردت الفترة نفسها في كل التبويبات، ففعّل كل التبويبات أولًا.
- اقرأ القائمة من أعلى: إجمالي الإيراد، ثم المدفوع للمنفِّذين ومجمل الربح، ثم المصروفات، حتى صافي الربح.
كيف تقرأ قائمة الدخل
- الإيراد ليس ما قبضته. إجمالي الإيراد هو المُحمَّل على العملاء من أعمال نُفّذت، ومعه أتعاب الإشراف. ودفعة العميل قد تسدّد عملًا قديمًا، أو تكون مقدّمًا لعمل لم يُنفَّذ بعد.
- أتعاب الإشراف بطريقتين. ضمن إيراد الفترة تجمعها في الإيراد. وخارج القائمة (تذكيري) تكتبها للتذكير ولا تجمعها. تختار الطريقة من القائمة بجوار الفترة.
- المصروفات تُطرح من مجمل الربح. وهي مصاريف الشركة، والمصروفات العامة، ومصاريف التأسيس إن وُجدت. والمصروفات العامة هي سندات «مصروف عام»: إيجار ومرافق ورواتب إدارية وما يشبهها.
- لا يُعدّ المصروف مرتين. سند المصروف العام المرتبط بمصروف تأسيس يظهر في مصاريف التأسيس وحدها.
- مثال: مجمل الربح 10,000، والمصروفات العامة 7,000، ومصاريف التأسيس 300، ولا مصاريف للشركة. فصافي الربح 2,700. ومجموع هذه المصروفات (7,300) تجده في نظرة عامة باسم إجمالي المصروفات التشغيلية.
- مسحوبات الشركاء ليست مصروفًا. تظهر تحت صافي الربح باسم مسحوبات الشركاء (خارج القائمة)، ولا تُطرح منه. لكنها تُنقص الخزينة حين تُدفع.
في التبويبات أيضًا قائمة الدخل من الدفتر، وهي تُحسب من قيود دفتر الأستاذ. فقد يختلف رقمها عن هذه القائمة. اقرأ أساس كل تقرير قبل أن تقارن بينهما.
كيف تقرأ رصيد الخزينة
- افتح تقرير الخزينة من التقارير.
- اكتب تاريخ من وتاريخ إلى، ثم انقر بحث. لا تتغيّر الأرقام قبل النقر.
- الرصيد الحالي هو رصيد الخزينة في آخر يوم من الفترة. وصافي الحركة هو ما دخل ناقص ما خرج في الفترة وحدها. ورصيد اليوم السابق هو الرصيد قبل أول يوم فيها.
مثال: رصيد اليوم السابق 1,000، ودخل في الفترة 300، وخرج 100. فـصافي الحركة 200، والرصيد الحالي 1,200. وإن غيّرت تاريخ من وأبقيت تاريخ إلى تتغيّر الحركة، ويبقى الرصيد الحالي كما هو.
وبلا تاريخ يعرض الرصيد الحالي رصيد الخزينة كله، والحركة حركة آخر سبعة أيام.
الحركة تُحسب بيوم القبض أو الصرف الفعلي، لا بيوم إدخال السند. ولا تقارن هذا الرصيد بصافي الربح: تحصيل دين قديم يزيد الخزينة، وليس إيرادًا من أعمال الفترة.
كيف تصدّر التقرير
- من التقارير المالية: افتح التبويب واضبط فترته، ثم انقر عرض التقارير. بجوار اسم التقرير أيقونة PDF لنسخة تُقرأ وتُطبع، وأيقونة Excel لجدول بيانات. وفي قائمة الدخل يضيف الرسم في PDF الرسم إلى الملف.
- لعدة تقارير معًا: انقر تصدير عدة تقارير من القائمة نفسها، واختر التقارير، ثم PDF أو Excel. وراجع فترة كل تقرير قبل التصدير.
- من تقرير الخزينة: طبّق التاريخ بـبحث أولًا، ثم انقر تصدير PDF أو تصدير Excel أعلى الصفحة، أو طباعة. ملف PDF يعرض حركة الخزينة ورصيدها في الفترة. وملف Excel فيه أرصدة المشاريع والمقبوضات والمدفوعات. وصفّ «إجمالي رصيد الخزينة» في Excel مجموع جدول المشاريع في الفترة، لا الرصيد الحالي.
ما الذي يتغيّر بعد الحفظ أو التصدير
قراءة التقرير لا تحتاج إلى حفظ، والتصدير لا ينشئ سند قبض أو صرف. الملف يعكس أرقام التقرير لحظة إخراجه. فإن عدّلت سندًا بعده، أعد فتح التقرير وصدّر نسخة جديدة؛ الملف القديم لا يتحدّث وحده.
الصلاحيّة اللازمة
صاحب الحساب يرى التقارير كلها. والموظف يرى منها ما يسمح به مستواه:
- قائمة الدخل بصلاحية عرض تفاصيل تقرير تكاليف الشركة.
- تقرير الخزينة وتبويب التدفقات النقدية بصلاحية عرض تفاصيل تقرير الخزينة. ويحتاج تقرير الخزينة معها واحدة من: عرض تفاصيل المشروع، أو عرض الملخص المالي، أو عرض ملخص الخزينة.
والتقريران عن الشركة كلها. فالموظف الذي يرى المشاريع المسندة إليه وحدها لا يراهما، ولو كانت الصلاحية في مستواه.
إن لم تجد الزرّ أو اختلف الرقم
- التبويب غير ظاهر: راجع صلاحيات مستواك ونطاق مشاريعك. قد ترى بعض التقارير دون غيرها.
- مبلغ لا يظهر: راجع حالة السند، وفترة التقرير، والمشروع المرتبط به. وفي الخزينة راجع يوم القبض أو الصرف الفعلي.
- غيّرت التاريخ ولم تتغيّر الخزينة: انقر بحث.
- تقريران برقمين مختلفين: قارن سؤال كل تقرير، وفترته، ونطاقه. الربح والتحصيل ورصيد الخزينة أرقام مختلفة.
- مشاريع قديمة تختفي من ربحية المشاريع: فترة هذا التبويب تختار المشاريع بتاريخ بدايتها، لا بالحركات التي تمّت فيها. وسّع الفترة لتشمل بداية المشاريع التي تريدها.