كيف أبني قائمة بنودي وأرتّبها، ثم أستعملها في المشاريع؟
ما الذي ستفعله
تبني قائمة بنود شركتك مرّة واحدة: أعمال الحفر، والخرسانة، والبياض، وما يتفرّع منها. ثم تختار منها حين تضيف بندًا إلى أيّ مشروع. القائمة فيها أسماء البنود ووحداتها وترتيبها فقط. أمّا الكميات وسعر العميل وتكلفة المقاول فتُكتب في كل مشروع على حدة.
قبل أن تبدأ
- الأسعار ليست هنا. إن أردت سعر بندٍ في مشروع، فافتح المشروع وأضف البند إليه (انظر «كيف أضيف بندًا إلى مشروع وأحدّد سعر العميل وتكلفة المقاول؟»).
- رتّب الأقسام من الأعلى. البند رئيسي قسمٌ كبير، وفرعي تحته، وفرعي فرعي تحت الفرعي. فأضف الرئيسيّ أوّلًا، ثم ما تحته.
- اختر وحدة لكل بند. إن لم تجد الوحدة في القائمة، تستطيع إضافتها من داخل الدرج.
الخطوات
- افتح البنود في القائمة الجانبية، ثم كافة البنود.
- انقر إضافة بند. يُفتح درج بجانب القائمة.
- اكتب اسم البند، والوصف إن أردت.
- اختر وحدة القياس. وإن لم تجدها، فاختر إضافة وحدة قياس جديدة في آخر القائمة.
- اختر نوع البند: رئيسي أو فرعي أو فرعي فرعي.
- للبند فرعي اختر البند الأب.
- وللبند فرعي فرعي اختر البند الأب الرئيسي، ثم البند الفرعي. اختر الاثنين؛ فبلا البند الفرعي لا يُحفظ البند.
- اختر نوع التنفيذ: تنفيذ (مقاول) أو توريد (مورد). هذه قيمة أولى تظهر حين تضيف البند إلى مشروع، وتستطيع تغييرها هناك.
- انقر حفظ البيانات. أو حفظ وإضافة آخر لتكتب بندًا بعده دون أن يُغلق الدرج.
ما الذي يتغيّر بعد الحفظ
- تظهر رسالة «تم حفظ البند بنجاح»، ويظهر البند في كافة البنود.
- ويصير البند متاحًا للاختيار في أيّ مشروع.
- لا يُضاف البند إلى مشروع وحده. تضيفه إلى المشروع من تبويب البنود فيه.
تعديل بند وحذفه
- التعديل: انقر تعديل في عمود الإجراءات، وغيّر ما تريد، ثم احفظ. الاسم الجديد يظهر فورًا في كل مشروع يستعمل البند، فراجع التغيير قبل حفظه.
- الحذف: ضع علامة أمام البند أو أكثر، ثم انقر حذف المحدد وأكّد. يختفي البند من القائمة، فلا يُختار في مشروع جديد. لكنه يبقى في المشاريع التي تستعمله، بكمياته وأسعاره. ولا تُحذف البنود الفرعية تحته معه.
استيراد البنود من Excel
إن كانت بنودك في ملف Excel، فلا داعي لكتابتها واحدًا واحدًا.
- جهّز الملف: الصف الأول عناوين، ثم بندٌ في كل صف. العمود A الاسم، وB الوصف، وC الوحدة.
- في كافة البنود انقر استيراد من Excel، واختر الملف.
- تظهر معاينة. أزل علامة تضمين عن أيّ بند لا تريده، وعدّل الاسم أو الوحدة إن لزم.
- البند الذي لا يعرف النظام وحدته، أو خلت خانة وحدته، يُعلَّم بالأحمر. اختر له وحدة من القائمة، أو أزل علامة تضمين عنه. فلا يُنشأ بند بلا وحدة.
- انقر اعتماد وإنشاء البنود. تظهر رسالة بعدد ما أُنشئ.
كل بند مستورد يكون رئيسي وتنفيذ (مقاول). فإن أردت ترتيبه تحت بند آخر، فعدّله بعد الاستيراد.
البحث والتصفية
- اكتب في ابحث باسم البند.
- صفِّ القائمة بنوع البند، أو باختيار البند الأب. وأيقونة إعادة تعيين تُلغي التصفية.
- في عمود النوع يظهر البند الرئيسي باسم «قسم رئيسي»، والفرعي «قسم فرعي». وعمود القسم الأب هو البند الأب نفسه في الدرج.
الصلاحيّة اللازمة
صاحب الحساب يرى كل شيء. والموظف يحتاج في مستواه، تحت «البنود الإنشائية»:
- عرض البنود الإنشائية: ليرى كافة البنود.
- إضافة بنود إنشائية: ليرى إضافة بند واستيراد من Excel.
- تعديل البنود الإنشائية: ليرى تعديل.
- حذف البنود الإنشائية: ليرى حذف المحدد.
إن لم تجد الزرّ
- لا ترى البنود في القائمة الجانبية: مستواك بلا عرض البنود الإنشائية ولا إضافة بنود إنشائية.
- أضفت البند ولا تجده في مشروع: القائمة لا تُضيف إلى المشاريع. افتح المشروع وأضف البند من تبويب البنود فيه.
- ظهرت رسالة «من فضلك اختر البند الفرعي»: اخترت فرعي فرعي والبند الأب الرئيسي فقط. اختر البند الفرعي الذي يظهر تحته، ثم احفظ.
- حذفت بندًا وما زال في مشروع: هذا مقصود. الحذف يمنع اختياره من جديد، ولا يمسّ مشروعًا يستعمله.