كيف أضيف موردًا، وأسند إليه التوريد، وأصرف له؟

ما الذي ستفعله

تسجّل موردًا، وهو من يورّد لك الخامات والمواد. ثم تسند إليه توريد بند في مشروعك، وتصرف له مقابله. وتتابع من صفحته ما دفعته له وما بقي.

قبل أن تبدأ

• مورّد أم مقاول؟ المورّد يورّد المواد، والمقاول ينفّذ العمل. ولكلّ منهما مكانه في القائمة الجانبيّة: الموردين والمقاولين. ولا يتحوّل أحدهما إلى الآخر بعد الحفظ.
• الاسم وحده إلزاميّ. الهاتف والعنوان والصور والسجل التجاري اختياريّة. والحقول هي حقول المقاول نفسها، وتفصيلها في مقال إضافة المقاول.
• ابحث عنه أولًا في كافة الموردين إن ظننت أنّه مسجّل. فالنظام يمنع تكرار رقم الهاتف بين الموردين، لكنّه لا يمنع تكرار الاسم.

الخطوات

1. افتح الموردين في القائمة الجانبيّة، ثم انقر إضافة مورد جديد. يُفتح درج جانبيّ عنوانه إضافة مورد.
2. اكتب اسم المورد، وأكمل ما تريد من الحقول الأخرى.
3. انقر حفظ البيانات. أو انقر حفظ وإضافة آخر لتسجّل موردًا بعده مباشرة.

ما الذي يتغيّر بعد الحفظ

• تظهر رسالة «تم حفظ المورد بنجاح»، وتنتقل إلى كافة الموردين.
• يظهر المورّد أول القائمة. وتبقى أعمدة إجمالي المشاريع وإجمالي التكلفة وإجمالي المدفوع والمبلغ المتبقي أصفارًا، حتى تسند إليه توريدًا وتصرف له.
• هذه الإضافة لا تحرّك أيّ مال. فلا تتغيّر خزنة ولا رصيد.

أسند إليه توريد بند

1. افتح المشروع، ثم افتح البند في درج تعديل القيم.
2. انقر توريد (مورد) بدل تنفيذ (مقاول). يصير اسم الحقل المورد.
3. اختر المورّد من القائمة. فيها كل مورّديك، مرتّبين بالاسم. وإن لم تجده، فاختر «+ إضافة مورد جديد» في آخرها، واكتب اسمه وهاتفه.
4. اكتب «الكمية (المورد)» و«الفئة (السعر) (المورد)». ومنهما يُحسب ما يستحقّه المورّد عن هذا البند.
5. انقر حفظ. تظهر رسالة «تم تحديث البند بنجاح».

لا يتغيّر نوع البند بين التنفيذ والتوريد إن كان له سند صرف.

اصرف له

1. افتح المدفوعات ← سند صرف للمورد، ثم انقر إضافة سند صرف للمورد. أو من صفحة المشروع: انقر تسجيل حركة مالية، ثم سند صرف للمورد.
2. اختر المورّد في اختر المورد، ثم المشروع في اختر المشروع.
3. اختر البند الرئيسي، واكتب المدفوع للمورد. وتحت البند ترى المستحق للمورد والمدفوع حتى الآن والمتبقي للمورد.
4. راجع قيمة الأعمال للعميل. تُحسب تلقائيًّا بنسبة البند، ولك أن تكتب رقمًا آخر.
5. انقر إضافة بند إن كان السند يشمل بندًا آخر.
6. اختر مصدر التمويل، واكتب الوصف إن أردت، ثم انقر حفظ البيانات. تظهر رسالة «تم إضافة الفاتورة بنجاح».

هل يُدفع السند لحظة حفظه؟ حسب إعداداتك، كسند صرف المقاول. إن كانت سندات الصرف عندك تحتاج اعتمادًا، يُحفظ السند بحالة قيد الانتظار، ولا يُحسب فيما دفعته للمورّد حتى يُعتمد ويُدفع. وإن لم تحتج، يُسجَّل مدفوعًا لحظة حفظه. تجد الإعداد في الإعدادات ← إعدادات العمليات ← سندات الصرف تحتاج اعتمادًا وتأكيد دفع، ولكل مشروع أن يخالفه. ومقال سند صرف المقاول يشرح خطوات الاعتماد والدفع.

ما يختلف عن سند صرف المقاول:

• تظهر للمورّد كل مشاريعك، لا المشاريع التي أُسند إليه فيها بند فقط. وتظهر في المشروع كل بنوده.
• إعداد اقصر قوائم سند صرف المقاول على مشاريعه وبنوده لا يسري على الموردين.

صفحة المورد وما دفعته له

• افتح صفحته: من كافة الموردين، انقر عرض في صفّه، أو انقر اسمه.
• في الصفحة أربعة تبويبات: نظرة عامة والمشاريع وعروض الأسعار وسجل الفواتير.
• ما دفعته وما بقي: في تبويب المشاريع لكل مشروع إجمالي التكلفة والمدفوع والمبلغ المتبقي. والأرقام نفسها مجموعة في صفّه في كافة الموردين.
• سنداته: في سجل الفواتير، بعد اعتمادها ودفعها.
• كشف حسابه: انقر عرض التقارير، واختر المدّة في من تاريخ وإلى تاريخ، أو اتركهما فارغين لكشف عن كل المدّة. ثم انقر أيقونة PDF أو أيقونة Excel بجانب كشف حساب عن مدة.
• لتعديل بياناته: انقر تعديل مورد أعلى صفحته، أو في صفّه في كافة الموردين.

الصلاحيّة اللازمة

أنت صاحب الحساب، فلك كل الصلاحيّات. وإن أردت أن يعمل موظف مع الموردين نيابة عنك، فامنح مستواه ما يلزم.

من مجموعة المقاولين، وصلاحيّات الموردين فيها منفصلة عن صلاحيّات المقاولين:

• إضافة الموردين ليضيف المورّد.
• عرض الموردين ليرى كافة الموردين.
• تعديل الموردين ليعدّل بياناتهم.
• عرض تفاصيل المورد ليفتح صفحة المورّد.

ومن صلاحيّات سند صرف المورّد:

• إضافة سند صرف للمورد ليسجّل السند.
• عرض سندات صرف الموردين ليرى سجل الفواتير في صفحة المورّد.

ولإسناد التوريد في بنود المشروع، يلزمه أيضًا تعديل بنود المشاريع الإنشائية.

إن لم تجد الزرّ أو رُفض الحفظ

• لا ترى الموردين في القائمة الجانبيّة: حسابك لا يملك عرض الموردين ولا إضافة الموردين.
• ترى الموردين ولا ترى تحتها إضافة مورد جديد: حسابك لا يملك إضافة الموردين.
• لا ترى زرّ الإضافة في كافة الموردين، وترى ترقية الاشتراك: بلغت حدّ الموردين في باقتك. وإن حاولت الحفظ من مكان آخر، يُرفض، ثم ينقلك النظام إلى صفحة ترقية الباقة.
• «يرجى ملء جميع الحقول المطلوبة»: اسم المورد فارغ، أو رقم الهاتف ليس صحيحًا.
• لا تجد المورّد في قائمة البند: تأكّد أنّك اخترت توريد (مورد). فتحت تنفيذ (مقاول) تظهر قائمة المقاولين.
• أضفته من المقاولين بالخطأ: لن يظهر تحت توريد (مورد)، ولا في سند صرف للمورد. أضفه من جديد من الموردين. ويمكن أن يحمل رقم الهاتف نفسه.
• لا ترى السند في صفحة المورّد: السند لم يُعتمد ويُدفع بعد.