كيف أسلّم موظفًا عهدة، وأصرف منها، وأستردّ ما بقي؟

ما الذي ستفعله

تسلّم موظفًا مبلغًا من الخزنة، عهدةً يصرف منها على الموقع. ثم تدفع من عهدته سندات الصرف، وتزيدها إن قاربت النفاد، وتحوّل منها إلى موظف آخر، وتردّ ما بقي منها إلى الخزنة. وتتابع رصيدها من صفحتها.

قبل أن تبدأ

• العهدة لموظف. يظهر في القائمة أصحاب حسابات الموظفين وحدهم، لا أعضاء الإدارة ولا الشركاء. وإن لم تجده، فاختر «+ إضافة موظف جديد» في آخر القائمة.
• المال يخرج من الخزنة يوم التسليم. ينقص رصيد الخزنة بالمبلغ مرّة واحدة. وحين يصرف الموظف منه بعد ذلك، لا ينقص رصيد الخزنة مرّة أخرى.
• لكل موظف عهدة مفتوحة واحدة. إن سلّمته مبلغًا وله عهدة مفتوحة، يُضاف المبلغ إليها ولا تُفتح عهدة ثانية.

الخطوات

1. افتح العهد في القائمة الجانبيّة، ثم انقر إضافة عهدة. يُفتح درج جانبيّ بعنوان إضافة عهدة.
2. اختر الموظف في اختر الموظف.
3. اكتب المبلغ، واختر طريقة الدفع.
4. إن كانت عندك أكثر من خزنة، فاختر الخزنة التي يخرج منها المبلغ. وإلا فلا يظهر الحقل.
5. اترك تاريخ التسليم فارغًا ليكون اليوم. وإن كنت سلّمته المال في يوم سابق، فاختر ذلك اليوم.
6. انقر حفظ البيانات. تظهر رسالة «تم إضافة العهدة بنجاح».

ما الذي يتغيّر بعد الحفظ

• ينقص رصيد الخزنة بالمبلغ، ويظهر فيها سطر «تمويل عهدة» باسم الموظف.
• تظهر العهدة في كافة العهد، ورصيدها تحت المبلغ المتبقى له.
• وإن كانت للموظف عهدة مفتوحة، تظهر رسالة «أُضيف المبلغ إلى عهدة الموظف المفتوحة، وتفصيله ظاهر في حركاتها. العهدة:» ومعها رقم عهدته.

اصرف من العهدة

تدفع من العهدة سند صرف المقاول، وسند صرف المورد، وسند صرف الموظف، والمصروف النثري على المشروع:

1. في السند، اختر من عهدة موظف في مصدر التمويل.
2. اختر العهدة في اختر العهدة. يظهر تحتها المبلغ المتبقى له.
3. أكمل السند واحفظه كالمعتاد.

ثم:

• ينقص رصيد العهدة حين يصير السند مدفوعًا. يحدث ذلك لحظة حفظه، أو بعد اعتماده وتأكيد دفعه إن كانت سندات الصرف عندك تحتاج اعتمادًا. ولا يتغيّر رصيد الخزنة، فالمال خرج منها يوم التسليم.
• يظهر السند في صفحة العهدة بنوع «سند صرف»، وفي ملاحظته رقم السند.
• لا يمنعك النظام من الصرف فوق رصيد العهدة. فإن تجاوزته، صار المبلغ المتبقى له سالبًا.
• المصروف العام يُصرف من الخزنة وحدها، فلا يظهر فيه مصدر التمويل.

زِد العهدة، أو حوّل منها، أو ردّ ما بقي

افتح العهدة من كافة العهد: انقر عرض في صفّها. في أعلى صفحتها ثلاثة أزرار:

• إضافة عهدة: يزيد العهدة مبلغًا جديدًا من الخزنة. اكتب المبلغ، واختر طريقة الدفع. فينقص رصيد الخزنة بالمبلغ.
• تحويل من العهدة: ينقل مبلغًا من هذه العهدة إلى موظف آخر تختاره في إلى. فإن كانت له عهدة مفتوحة يُضاف إليها، وإلا تُفتح له واحدة. ولا يتغيّر رصيد الخزنة.
• رد العهدة: يعيد ما بقي مع الموظف إلى الخزنة. اكتب المبلغ، واختر طريقة الدفع. فتنقص العهدة، ويزيد رصيد الخزنة بالمبلغ.

بعد كلٍّ منها تظهر رسالة «تم إجراء العملية بنجاح»، وتُضاف الحركة إلى صفحة العهدة.

لا تُقفل العهدة. إن رددت كل ما فيها صار رصيدها صفرًا، وبقيت مفتوحة لتسليمٍ قادم.

صفحة العهدة وكشف حسابها

• في أعلى الصفحة:
  • إجمالي العهدة: كل ما سُلِّم للموظف وحُوِّل إليه، بعد طرح ما ردّه وما حوّله منها.
  • المبلغ المدفوع: ما صرفه منها.
  • المبلغ المتبقى له: الفرق بينهما، وهو ما يجب أن يكون معه الآن.
• حركاتها: كل حركة بنوعها: «إضافة عهدة»، و«سند صرف»، و«رد العهدة»، و«صادر تحويل»، و«وارد تحويل».
• كشف حساب لفترة: اختر من تاريخ وإلى تاريخ، ثم انقر عرض. أو اترك التاريخين فارغين لكشف من أول العهدة. ويظهر رصيد أول المدة وإجمالي الوارد وإجمالي الصادر ورصيد آخر المدة.
• كل العهد معًا: من التقارير ← تقرير العهد. صفّ لكل عهدة بأرصدتها، وتنزّله من تنزيل PDF. وأرصدة العهد مال في أيدي الموظفين خرج من الخزنة، فلا تجمعها إلى رصيد الخزنة.

الصلاحيّة اللازمة

أنت صاحب الحساب، فلك كل الصلاحيّات. وإن أردت أن يعمل موظف بالعهد نيابة عنك، فامنح مستواه من مجموعة العهد:

• عرض العهد ليرى كافة العهد، وليختار عهدة في السندات.
• إضافة عهدة ليسلّم عهدة.
• عرض تفاصيل العهدة ليفتح صفحة العهدة.
• عرض عمليات العهد ليرى حركاتها وكشف حساب لفترة.
• إضافة عملية عهدة لأزرار صفحة العهدة.

ولـتقرير العهد يلزمه عرض العهد وعرض عمليات العهد معًا.

إن لم تجد الزرّ أو رُفض الحفظ

• لا ترى العهد في القائمة الجانبيّة: حسابك لا يملك صلاحيّات العهد.
• لا يظهر الموظف في اختر الموظف: حسابه ليس حساب موظف، أو أنه غير نشط.
• لا ترى أزرار صفحة العهدة: حسابك لا يملك إضافة عملية عهدة.
• «لا توجد عهدة مفتوحة بها رصيد.» في السند: لا عهدة مفتوحة لأيّ موظف، أو حسابك لا يملك عرض العهد.
• لا ترى مصدر التمويل في المصروف العام: المصروف العام يُصرف من الخزنة وحدها.
• نقص رصيد الخزنة ولم يُصرف شيء بعد: هذا متوقّع. المال خرج يوم التسليم، وهو الآن مع الموظف في المبلغ المتبقى له.