كيف أربط بنيان بمنظومة الفاتورة الإلكترونية وأصدر فاتورة ضريبية من سند قبض؟
ما الذي ستفعله
تربط منشأتك بمنظومة الفاتورة الإلكترونية لدى مصلحة الضرائب المصرية مرّة واحدة. ثم تصدر من سند قبض العميل فاتورة ضريبية: يوقّعها برنامج «بنيان موقِّع» بتوكن الختم الإلكتروني، ويرسلها بنيان إلى المنظومة ويتابع نتيجتها حتى تصبح صالحة لدى المنظومة.
قبل أن تبدأ
- الفاتورة الإلكترونية إضافة مدفوعة. اطلبها من تبويب الفاتورة الإلكترونية في الإعدادات: اكتب ملاحظة إن شئت، وانقر اطلب الإضافة. يتواصل معك فريق بنيان بالتفاصيل والسعر، ثم يفعّلها لمنشأتك.
- منشأة مصرية مسجّلة في المنظومة، ورقمها الضريبي من تسعة أرقام مكتوب في الرقم الضريبي بتبويب بيانات الشركة في الإعدادات.
- من بوابة المصلحة: سجّل بنيان «نظام ERP» لتحصل على Client ID والسر. وأنشئ كود سطر الأعمال، وانتظر اعتماده. قد يستغرق الاعتماد أيامًا.
- توكن الختم الإلكتروني من جهة معتمدة، مثل Egypt Trust، موصول بحاسوب يعمل بويندوز 10 أو أحدث.
- ضرائب المشروع: قيمة الفاتورة هي مبلغ الدفعة شاملًا الضرائب، ويُقسَم على ضرائب المشروع يوم السند. فحدّدها قبل تسجيل السند.
- بيانات العميل:
- العميل الشركة يلزمه رقم ضريبي من تسعة أرقام وعنوان كامل.
- العميل الفرد يلزمه الرقم القومي إذا بلغ المبلغ 25,000 جنيه أو أكثر.
- تبدأ منشأتك في بيئة التجربة. ما يصدر فيها لا يُعتد به فاتورة. وتنتقل إلى الإنتاج بعد أول فاتورة صالحة.
الخطوات
- بعد تفعيل الإضافة، افتح الإعدادات، ثم تبويب الفاتورة الإلكترونية.
- في تفعيل الفاتورة الإلكترونية اختر مصر من دولة المنشأة، ثم انقر تفعيل.
- في بيانات المنشأة اختر كود النشاط. واترك كود الفرع (الرئيسي 0) صفرًا إن لم تسجّل فروعًا لدى المصلحة. وأكمل العنوان: المحافظة والمدينة أو المنطقة والشارع ورقم المبنى. ثم انقر حفظ البيانات.
- في كود سطر الأعمال اختر نوع الكود، واكتب الكود المعتمد من البوابة، واختر الوحدة. ثم انقر حفظ البيانات.
- في مفاتيح الربط اكتب Client ID والسر (Client Secret)، ثم انقر حفظ المفاتيح.
- في أجهزة التوقيع انقر تنزيل «بنيان موقِّع»، وثبّته على الحاسوب الموصول به التوكن.
- اكتب اسمًا للجهاز، مثل «حاسوب المحاسب»، وانقر ربط جهاز. يظهر رمز من ثمانية أحرف، صالح عشر دقائق.
- على حاسوب التوكن، افتح قائمة «بنيان موقِّع» من شريط المهام واختر «اقتران بالمكتب…». اكتب عنوان مكتبك في بنيان والرمز، وانقر «اقتران». ثم اختر «إدخال الرقم السري…» وأدخل الرقم السري للتوكن.
- راجع الجاهزية، وانقر إعادة الفحص حتى تكتمل بنودها.
- افتح سند قبض العميل، وانقر إصدار فاتورة ضريبية في المستند الضريبي.
- راجع المشتري والمبالغ في معاينة المستند الضريبي، ثم انقر تجهيز المستند.
- انقر صرّح بالإرسال، ثم تأكيد التصريح.
يوقّع البرنامج المستند خلال ثوانٍ، ثم يرسله بنيان. وتتغيّر حالته في اللوحة وحدها: بانتظار التوقيع، ثم قيد التحقق، ثم صالحة لدى المنظومة.
من صفحة المشروع: بعد حفظ سند القبض من درج المشروع يظهر زرّ أصدر فاتورة لهذه الدفعة. انقره لتفتح صفحة السند على المعاينة مباشرة، ثم أكمل من الخطوة 11.
الانتقال إلى الإنتاج
بعد أول فاتورة صالحة لدى المنظومة في التجربة، افتح تبويب الفاتورة الإلكترونية وانقر الانتقال إلى بيئة الإنتاج. اكتب PROD، ثم انقر انتقل الآن. ثم أدخل مفاتيح الربط من بوابة الإنتاج، وسجّل عليها كود سطر الأعمال كذلك.
لا رجوع إلى بيئة التجربة بعد الانتقال. ومن هنا تصبح كل فاتورة تصرّح بها فاتورة حقيقية لدى المصلحة.
ما الذي يتغيّر بعد الحفظ
- عند التصريح: يُثبَّت تاريخ الإصدار، ويُقفل سند القبض، فلا يُعدَّل مبلغه ولا يُحذف.
- المستندات الضريبية: يظهر المستند في هذه الصفحة تحت المدفوعات في القائمة الجانبية، بتبويبات يتطلب تدخلًا وبانتظار التوقيع وقيد الإرسال والتحقق والكل. ومنها تصدّر أرشيف فترة بـتصدير أرشيف الفترة.
- الإرسال في يوم الإصدار نفسه: يعيد بنيان المحاولة وحده إن تعذّر الاتصال، حتى الحادية عشرة مساءً بتوقيت القاهرة. وإن لم يُوقَّع المستند حتى السادسة مساءً يصلك تنبيه «مستند ضريبي ينتظر التوقيع».
- الطباعة: طباعة المستند في اللوحة. الفاتورة الصالحة في الإنتاج تُطبع برمز QR لرابطها في بوابة المصلحة. وفي التجربة تُطبع «TRIAL» بلا رمز، وما لم يصحّ بعد يُطبع «غير مسجّل لدى مصلحة الضرائب».
إن رفضت المنظومة المستند أو أردت تصحيحه
- غير صالحة أو مرفوضة من المستلم أو ملغاة: انقر تصحيح وإعادة الإصدار، ثم تجهيز المراجعة، ثم صرّح بها كالمستند الأول. ويبقى السند مفتوحًا للتعديل حتى التصريح بالمراجعة.
- فاتورة صالحة بمبلغ أكبر من الصحيح: انقر إشعار دائن في اللوحة، واكتب مبلغ الإشعار شاملًا الضرائب وسبب الإشعار. ثم انقر تجهيز الإشعار، ثم صرّح بإرسال الإشعار. وتظهر الإشعارات تحت الإشعارات في اللوحة نفسها. وإن كان مبلغها أقلّ من الصحيح، فأصدر إشعار مدين.
- إلغاء فاتورة صالحة: انقر طلب إلغاء، واكتب السبب، ثم انقر إرسال طلب الإلغاء. يبقى المستند صالحًا حتى تحسم المنظومة الطلب، وقد يعترض المشتري خلال المهلة. وبعد انتهاء مهلة الإلغاء يُصحَّح بـإشعار دائن.
الصلاحيّة اللازمة
أنت صاحب الحساب، فلك كل الصلاحيّات. وإن أردت أن يعمل موظف نيابة عنك، فامنح مستواه من مجموعة الفاتورة الإلكترونية:
- إدارة إعداد الفاتورة الإلكترونية ليرى تبويب الفاتورة الإلكترونية في الإعدادات، ويربط أجهزة التوقيع.
- إصدار الفاتورة والإيصال الإلكترونيين ليجهّز المستند ويصرّح بإرساله.
- تصحيح المستندات الضريبية وإلغاؤها للمراجعة والإشعارات وطلب الإلغاء وإعادة المحاولة.
- عرض المستندات الضريبية ليرى صفحة المستندات الضريبية.
ويلزمه أيضًا عرض تفاصيل إيصال العميل ليفتح صفحة السند.
إن لم تجد الزرّ أو رُفض الحفظ
- لا تبويب الفاتورة الإلكترونية في الإعدادات: ليست لك صلاحيّة إدارة إعداد الفاتورة الإلكترونية.
- «الفاتورة الإلكترونية متاحة للمنشآت المصرية فقط»: دولة المنشأة ليست مصر.
- التبويب يعرض إضافة مدفوعة وزرّ اطلب الإضافة وحدهما: الإضافة لم تُفعَّل لمنشأتك بعد. اطلبها، ويتواصل معك فريق بنيان. وإن طلبتها ولم يتواصل معك أحد خلال ثلاثة أيام، يظهر الزرّ من جديد لتعيد الطلب.
- أُغلقت الإضافة بعد أن أصدرت مستندات: تبقى مستنداتك السابقة في المستندات الضريبية للاطلاع والطباعة وتصدير الأرشيف، ولا يصدر جديد.
- لا يمكن التجهيز قبل إصلاح ما يلي: في المعاينة: انقر الزرّ الظاهر تحت السبب، مثل أكمل بيانات المشتري أو افتح ضرائب المشروع أو افتح إعداد الفاتورة الإلكترونية. ثم ارجع إلى السند.
- رقم التسجيل الضريبي لا يطابق: اكتب الرقم نفسه في الرقم الضريبي في بيانات الشركة.
- المستند باقٍ بانتظار التوقيع: شغّل «بنيان موقِّع» على حاسوب التوكن، وتأكّد أن التوكن موصول، وأدخل الرقم السري من قائمة البرنامج. وتظهر حالة الجهاز في أجهزة التوقيع.
- بعد العاشرة مساءً: لا يُوقَّع مستند اليوم. يُعاد تأريخه وحده بعد منتصف الليل، ثم يُوقَّع ويُرسل.
- يتطلب تدخلًا: افتح تفاصيل المستند لترى السبب، وأصلحه، ثم انقر إعادة المحاولة.