كيف أصرف لموظف أجرًا أو سلفة أو ردَّ مصروف، وأصرف مرتبات الشهر؟

ما الذي ستفعله

تصرف لموظفيك من سند صرف للموظف، بثلاثة أنواع في طبيعة الصرف:

• أجر: أجر عمل أو مرتب. يُحسب مصروفًا بالمبلغ كله حين يُدفع.
• سلفة: مبلغ يأخذه الموظف مقدّمًا. لا يُحسب مصروفًا إلا بما تسجّله منه «تسويةً» بعد ذلك.
• رد مصروف: ما دفعه الموظف من ماله للعمل، فتردّه إليه.

ولمرتبات الشهر صفحة تصرف لعدة موظفين مرة واحدة: رواتب الموظفين. وكل مرتب فيها يصير سند صرف للموظف من نوع أجر.

قبل أن تبدأ

• اكتب راتب كل موظف في بياناته. في الراتب عند إضافة موظف جديد أو تعديله. ومنه يُقرأ المرتب الأساسي في صفحة المرتبات.
• اعرف هل تحتاج سندات الصرف عندك إلى اعتماد. الإعداد في الإعدادات ← إعدادات العمليات ← سندات الصرف تحتاج اعتمادًا وتأكيد دفع. إن كان مطفأً يُسجَّل السند مدفوعًا لحظة حفظه، وإلا يُحفظ قيد الانتظار حتى يُعتمد ويُدفع. والسند المرتبط بمشروع له إعداد خاص يتبع إعداد المشروع.
• المال لا يتحرّك إلا حين يصير السند مدفوعًا. قبل ذلك لا ينقص رصيد الخزنة، ولا يُحسب المبلغ مصروفًا.

الخطوات

سند صرف للموظف

1. افتح المدفوعات في القائمة الجانبيّة، ثم سند صرف للموظف، ثم انقر إضافة سند صرف للموظف.
2. في اختر الموظف، اكتب جزءًا من اسمه ثم اختره.
3. اختر طبيعة الصرف: أجر أو سلفة أو رد مصروف. ويظهر تحتها سطر يشرح كيف يُحسب المبلغ.
4. اختر الخدمة في اختر الخدمة، مثل «رواتب الموقع». وإن لم تجدها، فاختر «+ إضافة خدمة دفع جديدة» واكتب اسمها، ثم انقر حفظ بجانبها.
5. إن كان الصرف لمشروع، فاختره في اختر المشروع، ثم اختر البند في بند الأعمال في المشروع (اختياري) أو اتركه على بدون بند. وإن لم يكن لمشروع، فاتركه على «بدون مشروع — مصروف شركة».
6. اكتب المبلغ.
7. اترك تاريخ السند على اليوم، أو اختر يومًا سابقًا.
8. اكتب الوصف إن أردت، مثل «أجر أكتوبر».
9. اختر مصدر التمويل: من الخزنة أو من عهدة موظف.
10. انقر حفظ البيانات. تظهر رسالة «تم إضافة الفاتورة بنجاح».

مرتبات الشهر

1. افتح المرتبات في القائمة الجانبيّة، ثم إضافة مرتبات الموظفين. تُفتح صفحة رواتب الموظفين.
2. اختر الشهر في الشهر. وإن أردت موظفي قسم واحد، فاختره في الأقسام.
3. يظهر الموظفون الذين لم يُصرف لهم مرتب هذا الشهر، ولكل منهم المرتب الأساسي من بياناته.
4. اكتب لمن تريد الحوافز أو الخصومات، واكتب السبب إن أردت.
5. حدّد الموظفين الذين تصرف لهم، ثم انقر صرف المرتبات. تظهر رسالة «تمت إضافة الرواتب بنجاح وبإنتظار الموافقة عليها».
6. لكل موظف حدّدته يُنشأ سند صرف للموظف من نوع أجر بصافي مرتبه: الأساسي مع الحوافز ناقص الخصومات. ثم يكمل السند كبقية سندات الصرف.

تسوية السلفة

1. افتح سند السلفة بعد أن يصير مدفوعًا. يظهر فيه قسم تسويات السلفة.
2. اكتب ما صرفه الموظف من السلفة في مبلغ التسوية، واكتب فيمَ صرفه في تفاصيل المصروف / مرجع المستند، مثل «فواتير بنزين ونقل».
3. انقر تسجيل تسوية. تظهر رسالة «تم تحديث التسوية.»، ويتغيّر المبلغ المسوّى والرصيد غير المسوّى.

ما الذي يتغيّر بعد الحفظ

• إن كانت سندات الصرف لا تحتاج اعتمادًا: يُسجَّل السند مدفوعًا فورًا، وينقص رصيد الخزنة (أو العهدة) بالمبلغ.
• إن كانت تحتاج اعتمادًا: يُحفظ قيد الانتظار، ولا يتحرّك أيّ مال. ثم يكمله من يملك الصلاحيّة:
  1. افتح السند من قائمته.
  2. اختر تم الموافقة من اختر حالة الفاتورة، ثم انقر حفظ البيانات. تظهر رسالة «تم تحديث الفاتورة بنجاح».
  3. اختر طريقة الدفع وتاريخ الصرف، ثم انقر تأكيد الدفع. يصير السند مدفوعة، وينقص رصيد الخزنة.
• في الخزنة: يظهر سطر «سند صرف للموظف» بالوصف واسم الموظف.
• الأجر ورد المصروف: يُحسبان مصروفًا بالمبلغ كله حين يُدفعان. وإن كانا على مشروع، يظهران في صفحته في سطر مصروفات الموظفين، وينقص بهما الربح الفعلي. ولا يُضافان إلى ما على العميل.
• السلفة: تنقص الخزنة بالمبلغ كله حين تُدفع، لكنها لا تُحسب مصروفًا إلا بما سُوِّي منها. والتسوية نفسها لا تحرّك الخزنة.

أين تجد ما صرفته

• السندات: المدفوعات ← سند صرف للموظف.
• المرتبات: المرتبات ← جميع المرتبات: لكل موظف الشهر والمرتب الأساسي والحوافز والخصومات وصافي الراتب والسبب. ومن عرض التقارير تختار الشهر والسنة، ثم تنزّل كشف الرواتب PDF أو Excel.
• في تقرير مصاريف الشركة: من التقارير ← تقرير مصاريف الشركة، مجمّعة حسب الخدمة. والسلفة فيه بما سُوِّي منها فقط. ومرتبات الشهر تظهر فيه تحت «راتب».
• في صفحة المشروع: سطر مصروفات الموظفين.

إن أخطأت في سند

• وهو قيد الانتظار: افتحه وعدّله، أو اختر له تم الرفض من اختر حالة الفاتورة.
• وهو مدفوع: لا يُلغى من صفحته. حدّده في قائمته وانقر حذف المحدد، ثم «نعم، حذف قسري». فيُعاد المبلغ إلى الخزنة. ثم سجّل غيره.
• سند مرتب: إن حذفته، يعود الموظف إلى رواتب الموظفين في ذلك الشهر، فتصرف له من جديد.
• تسوية خاطئة: انقر حذف التسوية بجانبها ثم أكّد، فيعود مبلغها إلى الرصيد غير المسوّى. ثم سجّل غيرها.

الصلاحيّة اللازمة

أنت صاحب الحساب، فلك كل الصلاحيّات. وإن أردت أن يصرف موظف نيابة عنك، فامنح مستواه ما يلزم:

• لسند صرف للموظف: عرض مستندات دفع الموظف لقائمته، وإضافة مستند دفع الموظف لإضافته، وتغيير حالة دفع الموظف ووضع دفع الموظف كمدفوع لاعتماده ودفعه، ومعهما تعديل مستند دفع الموظف، فالخادم يطلب التعديل مع الاعتماد والدفع وتسجيل التسوية. وحذف مستند دفع الموظف لحذفه، وإضافة خدمات الدفع لإضافة خدمة من النموذج.
• للمرتبات: عرض رواتب الموظفين لصفحتَي المرتبات، وإضافة راتب موظف لزرّ صرف المرتبات.

إن لم تجد الزرّ أو رُفض الحفظ

• لا ترى سند صرف للموظف تحت المدفوعات: حسابك لا يملك صلاحيّة عرضه ولا إضافته.
• السند بقي قيد الانتظار والخزنة لم تتغيّر: سندات الصرف عندك تحتاج اعتمادًا. أكمله بالخطوات أعلاه.
• موظف لا يظهر في رواتب الموظفين: إمّا صُرف له مرتب هذا الشهر، فتجده في جميع المرتبات. وإمّا أن حسابه معطّل.
• لا ترى قسم تسويات السلفة: يظهر في سند سلفة بعد أن يصير مدفوعًا فقط.