كيف أسجّل مصروفًا على الشركة، أو مصروفًا نثريًا على مشروع؟
ما الذي ستفعله
تسجّل ما تصرفه الشركة خارج سندات المقاولين والموردين والموظفين، في نوعين:
- مصروف عام: على الشركة كلها، بلا مشروع ولا طرف. مثل الإيجار والكهرباء والتسويق.
- مصروف نثري على مشروع: مبلغ صغير يُصرف أثناء التنفيذ، مثل النقل والإكرامية والضيافة. ويُحسب من تكلفة المشروع، ويمكن أن تحمّله على العميل.
قبل أن تبدأ
- اعرف هل تحتاج سندات الصرف عندك إلى اعتماد. الإعداد في الإعدادات ← إعدادات العمليات ← سندات الصرف تحتاج اعتمادًا وتأكيد دفع. إن كان مطفأً يُسجَّل المصروف مدفوعًا لحظة حفظه، وإلا يُحفظ قيد الانتظار حتى يُعتمد ويُدفع. وللمصروف النثري، يمكن لكل مشروع أن يخالف الإعداد العام، كما في سند صرف المقاول.
- المال لا يتحرّك إلا حين يصير المصروف مدفوعًا. قبل ذلك لا ينقص رصيد الخزنة، ولا يدخل المصروف في الأرباح.
- المصروف العام يُصرف من الخزنة وحدها. والنثري يمكن أن يُصرف من عهدة موظف.
الخطوات
المصروف العام
- افتح المدفوعات في القائمة الجانبيّة، ثم سند مصروف عام، ثم انقر إضافة سند مصروف عام.
- اختر فئة المصروف، مثل «إيجار» أو «مرافق». وإن لم تجد فئتك، فاختر «+ إضافة فئة مصروف جديدة» في آخر القائمة واكتب اسمها.
- اكتب المبلغ.
- اترك تاريخ السند على اليوم، أو اختر اليوم الذي صُرف فيه المال إن كان قد مضى.
- اكتب الوصف إن أردت، مثل «إيجار المكتب أكتوبر».
- انقر حفظ البيانات. تظهر رسالة «تم إضافة الفاتورة بنجاح».
المصروف النثري على مشروع
- افتح المشروع، ثم انقر تسجيل حركة مالية، ثم مصروف نثري على مشروع. يُفتح درج بعنوان إضافة مصروف نثري.
- في بند الأعمال في المشروع (اختياري)، اختر البند الذي صُرف عليه. أو اتركه على «مصروفات نثرية (بدون بند)»، فيُسجَّل على بند تلقائي بهذا الاسم.
- اختر الخدمة في اختر الخدمة، مثل «نقل ومواصلات». وإن لم تجدها، فاختر «+ إضافة خدمة دفع جديدة» واكتب اسمها، ثم انقر حفظ بجانبها.
- اكتب المبلغ. يُملأ المحمَّل على العميل بالمبلغ نفسه تلقائيًا.
- راجع المحمَّل على العميل. هو ما يُضاف إلى حساب العميل. فإن كان المصروف عليك وحدك ولا تريد أن يدفعه العميل، فاكتب فيه صفرًا.
- اختر مصدر التمويل: من الخزنة أو من عهدة موظف. ومع العهدة، اختر العهدة في اختر العهدة.
- اكتب الوصف إن أردت، وارفع صورة الإيصال من رفع صورة الإيصال.
- انقر حفظ. تظهر رسالة «تم إضافة الفاتورة بنجاح».
ما الذي يتغيّر بعد الحفظ
- إن كانت سندات الصرف لا تحتاج اعتمادًا: يُسجَّل المصروف مدفوعًا فورًا، وينقص رصيد الخزنة (أو العهدة) بالمبلغ.
- إن كانت تحتاج اعتمادًا: يُحفظ قيد الانتظار، ولا يتحرّك أيّ مال. ثم يكمله من يملك الصلاحيّة:
- افتح المصروف من قائمته.
- اختر تم الموافقة من اختر حالة الفاتورة، ثم انقر حفظ البيانات. تظهر رسالة «تم تحديث الفاتورة بنجاح».
- اختر طريقة الدفع وتاريخ الصرف، ثم انقر تأكيد الدفع. يصير المصروف مدفوعة، وينقص رصيد الخزنة.
- في الخزنة: يظهر سطر «سند مصروف عام» بالوصف والفئة، أو سطر المصروف النثري باسم الخدمة والمشروع.
- المصروف النثري المدفوع يظهر في صفحة المشروع في سطر مصروفات نثرية، وينقص به الربح الفعلي. ويُضاف المحمَّل على العميل إلى ما على العميل.
أين تجد مصروفاتك
- قائمة كل نوع: المدفوعات ← سند مصروف عام أو مصروف نثري على مشروع. وفي أعلى قائمة المصروف العام لوحة «مصروفات الشركة بالفئة»: العدد، وما دُفع، وما زال قيد الانتظار، لكل فئة.
- في أرباح الشركة: من التقارير ← التقارير المالية، وفي نظرة عامة سطر إجمالي المصروفات التشغيلية.
- في تقرير مصاريف الشركة: من التقارير ← تقرير مصاريف الشركة، قسم المصروفات العامة حسب الفئة: العدد، وما دُفع، وما زال قيد الانتظار، لكل فئة. وهو قسم منفصل، فلا تدخل المصروفات العامة في إجمالي الشركة ولا في توزيع الشركاء.
إن أخطأت في مصروف
- وهو قيد الانتظار: افتحه وعدّله، أو اختر له تم الرفض من اختر حالة الفاتورة ثم سجّل غيره.
- مصروف نثري مدفوع: افتحه وانقر إلغاء / عكس السند، واكتب سبب الإلغاء. فيُعاد المبلغ ويُرفع أثره عن المشروع والعميل. ثم سجّل غيره.
- مصروف عام مدفوع: لا يُلغى من صفحته. حدّده في قائمته وانقر حذف المحدد، ثم «نعم، حذف قسري». فيُعاد المبلغ إلى الخزنة. ثم سجّل غيره.
الصلاحيّة اللازمة
أنت صاحب الحساب، فلك كل الصلاحيّات. وإن أردت أن يسجّل موظف المصروفات نيابة عنك، فامنح مستواه ما يلزم:
- للمصروف العام: عرض سندات مصروفات الشركة لقائمته، وإضافة سند مصروف شركة لإضافته، واعتماد أو رفض سند مصروف شركة وتأكيد دفع سند مصروف شركة لاعتماده ودفعه، وحذف سند مصروف شركة لحذفه.
- للمصروف النثري: عرض سندات المصروفات النثرية، وإضافة مصروف نثري، واعتماد أو رفض مصروف نثري وتأكيد دفع مصروف نثري، وتعديل مصروف نثري. فالخادم يطلب التعديل مع الاعتماد والدفع.
إن لم تجد الزرّ أو رُفض الحفظ
- لا ترى سند مصروف عام أو مصروف نثري على مشروع تحت المدفوعات: حسابك لا يملك صلاحيّة عرضه ولا إضافته.
- المصروف بقي قيد الانتظار والخزنة لم تتغيّر: سندات الصرف عندك تحتاج اعتمادًا. أكمله بالخطوات أعلاه.
- لا ترى مصدر التمويل في المصروف العام: المصروف العام يُصرف من الخزنة وحدها.
- زاد ما على العميل بعد مصروف نثري: لأن المحمَّل على العميل كان بالمبلغ. فإن لم يكن عليه، فألغِ المصروف وسجّله من جديد بصفر في المحمَّل على العميل.