كيف أطلب مواد لمشروع، وأسعّرها عند مورد، وأعتمد صرفها؟

ما الذي ستفعله

طلب الشراء يسجّل ما يحتاجه المشروع من مواد، ثم يُسعَّر عند مورد، ثم يُعتمد فيُصرف للمورد. ويمرّ بثلاث خطوات:

1. إنشاء الطلب: المشروع والبند والأصناف بكمياتها. لا يُسجَّل بها استلام ولا دفع.
2. تجهيز المورد والأسعار: المورد، وسعر كل صنف، وما يُحمَّل منه على العميل.
3. الاعتماد أو الرفض: اعتماد وصرف للمورد يُنشئ سند صرف للمورد مدفوعًا بقيمة الطلب. ورفض يغلق الطلب بسبب تكتبه، ولا يتحرّك مال.

قبل أن تبدأ

• أضف المورد أولًا من الموردين. قائمة المورد في الطلب تعرض الموردين وحدهم، لا المقاولين.
• الاعتماد يدفع في اللحظة نفسها. سند المورد يُنشأ تم الموافقة ومدفوعة، ولا يمرّ بـقيد الانتظار ولو كانت سندات الصرف عندك تحتاج اعتمادًا. فاعتماد الطلب هو موافقة الصرف نفسها.
• الصرف نقدًا من الخزنة الافتراضيّة، وهي التي عليها شارة افتراضية في الخزن. ولا يمنع الاعتمادَ رصيدٌ لا يكفي: يصير الرصيد سالبًا.
• البند يقرّر ما يُحمَّل على العميل. طلب مرتبط ببند يتيح أن تحمّل العميل ثمن المواد كلّه أو بعضه أو لا شيء. وطلب بلا بند يُحسب تكلفةً على المشروع وحدها.
• إن كان المخزون مفعّلًا عندك، فالاعتماد يمرّ بأوامر الشراء والاستلام، وهذا المقال لا يشرحه.

الخطوات

إنشاء طلب الشراء

1. افتح المشتريات في القائمة الجانبيّة، ثم إنشاء طلب شراء. يُفتح نموذج «إنشاء طلب شراء» على جانب الصفحة.
2. اختر المشروع في اسم المشروع.
3. اختر البند في البند الأساسي، ثم في البند الفرعي إن ظهر. وإن كان الشراء للمشروع عمومًا، فاترك البند.
4. في الأصناف المطلوبة، اختر الصنف واكتب الكمية. وإن لم تجد الصنف، فاختر «+ إضافة صنف جديد» آخر القائمة، واكتب اسم الصنف واختر وحدته، ثم انقر حفظ. تظهر «تم الحفظ بنجاح»، ويُختار الصنف في السطر نفسه.
5. لصنف آخر، انقر إضافة صنف للطلب.
6. اكتب ملاحظات إن أردت، ثم انقر حفظ البيانات. تظهر «تم الحفظ بنجاح»، وتُفتح صفحة الطلب بحالة بانتظار المورد والتسعير.

تجهيز المورد والأسعار

1. افتح المشتريات ← طلبات الشراء، ثم انقر صفّ الطلب.
2. في جدول الأصناف المطلوبة، اكتب سعر الوحدة لكل صنف تحت على المورّد.
3. تحت المحمَّل على العميل، يُنسخ سعر المورد وكميته تلقائيًّا ما لم تغيّرهما. فراجعهما لكل صنف:
   • لتحميل العميل أكثر من سعر الشراء، اكتب سعرًا أعلى في سعر الوحدة.
   • إن كان الصنف على الشركة لا على العميل، فاكتب 0 في سعر الوحدة تحت المحمَّل على العميل.
   • إن لم يكن الطلب مرتبطًا ببند، تظهر «هذا الطلب غير مرتبط ببند مقايسة، لذلك لا يُحمَّل على العميل.»، ولا يُحمَّل شيء.
4. اختر المورد في اسم المورد تحت تجهيز المورد والأسعار، ثم انقر حفظ المورد والأسعار. تظهر «تم الحفظ بنجاح»، وتصير الحالة جاهز للاعتماد.

الاعتماد أو الرفض

1. تحت الخطوة التالية، ضع العلامة على «أريد تسجيل صرف قيمة الطلب للمورد الآن.». قبلها يبقى زرّ الاعتماد معطّلًا.
2. انقر اعتماد وصرف للمورد، ثم أكّد في رسالة «سيتم إنشاء سند صرف للمورد بقيمة الطلب. متابعة؟». تظهر «تم إنشاء سند صرف للمورد» برقمه، وتصير الحالة معتمد.
3. أو انقر رفض، واكتب سبب الرفض، ثم انقر تأكيد الرفض. تصير الحالة مرفوض، ويظهر السبب في الطلب.

ما الذي يتغيّر بعد الحفظ

حفظ الطلب وحفظ المورد والأسعار لا يحرّكان مالًا. أما بعد اعتماد وصرف للمورد:

• سند صرف للمورد بقيمة الإجمالي تحت على المورّد، تم الموافقة ومدفوعة، ووصفه «طلب شراء رقم» ورقم الطلب. وتفتحه من عرض في صفحة الطلب.
• الخزنة تنقص بالمبلغ.
• تكلفة المواد في ملخّص المشروع تزيد بالمبلغ.
• ما على العميل يزيد بإجمالي المحمَّل على العميل، ويُضاف إلى قيمة البند. فإن كان المحمَّل صفرًا أو كان الطلب بلا بند، لا يتغيّر ما على العميل.
• الطلب يُقفل: لا يتغيّر مورده ولا أسعاره بعد ذلك.

أين تجد طلباتك

• طلبات الشراء: كل الطلبات بمشروعها وبندها ومورّدها والإجمالي والمحمَّل على العميل والحالة. وتصفّيها بالحالة، وبجانب كل حالة عدد طلباتها. وتبحث بالمشروع أو المورد.
• عرض التقارير ← تقرير المشتريات: PDF أو Excel للفترة بين من تاريخ وإلى تاريخ. القيمة فيه من بنود الطلب لا من مبلغ سنده، والصافي بعد طرح المرتجعات.

إن أخطأت

• قبل الاعتماد: تغيّر المورد والأسعار كما تشاء، ثم تحفظ. أما الأصناف وكمياتها فلا تتغيّر بعد حفظ الطلب. فإن أخطأت فيها، فجهّز الطلب بمورد وأسعار، ثم ارفضه بسببه، وأنشئ طلبًا جديدًا.
• بعد الاعتماد: انقر عرض في الطلب لتفتح سند المورد، ثم انقر إلغاء / عكس السند، واكتب السبب، ثم انقر تأكيد الإلغاء. يبقى السند بحالة ملغى، ويعود المبلغ إلى الخزنة، ويُرفع المحمَّل عن العميل. ويعود الطلب جاهز للاعتماد، فتصحّح أسعاره وتعتمده من جديد، أو ترفضه.

الصلاحيّة اللازمة

أنت صاحب الحساب، فلك كل الصلاحيّات. وإن أردت أن ينوب عنك موظف، فامنح مستواه من مجموعة المشتريات:

• عرض طلبات الشراء ليرى القائمة ويفتح الطلب.
• إنشاء طلب شراء لإنشاء الطلب. ومعها إضافة صنف ليضيف صنفًا ناقصًا من داخل الطلب.
• إسناد مورد وأسعار لتجهيز المورد والأسعار.
• اعتماد طلب الشراء للاعتماد والرفض. وهي وحدها تصرف المال من الخزنة، بلا حاجة إلى صلاحيّة سندات الصرف أو الخزن. فامنحها لمن تأتمنه على الصرف.

ولكي يكون للاعتماد فائدة، لا تمنح الموظف نفسه تجهيز الأسعار واعتمادها معًا.

إن لم تجد الزرّ أو رُفض الحفظ

• لا تجد المشتريات في القائمة الجانبيّة: القسم معطّل في إعدادات المنشأة، أو حسابك بلا صلاحيّة من صلاحيّاته.
• لا تجد «+ إضافة صنف جديد»: حسابك بلا إضافة صنف.
• «اختر المشروع أولًا»: اختر اسم المشروع قبل الحفظ.
• «أضف صنفًا واحدًا على الأقل بكمية أكبر من صفر»: لا يوجد سطر فيه صنف وكمية.
• «السطر رقم …: أكمل الصنف والكمية أو احذف السطر.»: في السطر صنف بلا كمية، أو كمية بلا صنف. فأكمله، أو احذفه بعلامة × بجانبه.
• «اختر المورد أولًا»: اختر اسم المورد قبل حفظ المورد والأسعار.
• «السطر رقم …: أدخل سعر وحدة أكبر من صفر.»: كل صنف يحتاج سعرًا عند المورد.
• «يوجد تعديل غير محفوظ — احفظ المورد والأسعار أولًا لاعتماد البيانات المعروضة.»: غيّرت سعرًا ولم تحفظه. انقر حفظ المورد والأسعار، ثم اعتمد.
• لا يظهر اعتماد وصرف للمورد أو رفض: الطلب لم يُجهَّز بمورد وأسعار بعد، أو حسابك بلا اعتماد طلب الشراء. فالرفض لا يكون إلا بعد التجهيز.