كيف أتابع رصيد خزنتي، وأضيف خزنة للبنك أو المحفظة، وأحوّل بينها؟
ما الذي ستفعله
ترى في كل الخزن رصيد كل مكان تحفظ فيه مال شركتك: النقدية في المكتب، وحسابك في البنك، ومحفظتك الإلكترونية. وتضيف خزنة لكل مكان، وتحوّل المال بينها، وتفتح كشف حركة أي خزنة.
قبل أن تبدأ
- يبدأ حسابك بخزنة نقدية واحدة اسمها «الخزنة الرئيسية»، وهي افتراضية: يُسجَّل عليها كل سند ما لم تختر غيرها. فإن كان مالك كله في مكان واحد، فلا تحتاج أن تضيف شيئًا.
- لا يوجد رصيد افتتاحي في نموذج الخزنة. رصيدها يأتي من السندات: يزيد بالقبض، وينقص بالصرف.
- لا يدخل الرصيدَ إلا السند المعتمد والمدفوع، بتاريخ دفعه.
الخطوات
اقرأ أرصدة خزنك
- افتح الخزن في القائمة الجانبيّة، ثم كل الخزن.
- لكل خزنة صف فيه نوع الخزنة، وإجمالي الوارد، وإجمالي المنصرف، والرصيد. وفي أعلى الصفحة إجمالي الخزن، وهو مجموع أرصدتها.
- لترى الأرصدة كما كانت في يوم سابق، اختر التاريخ في الرصيد حتى تاريخ، ثم انقر بحث.
أضف خزنة
- انقر إضافة خزنة.
- اكتب اسم الخزنة، مثل «حساب البنك»، واختر نوع الخزنة: نقدية أو حساب بنكي أو محفظة إلكترونية.
- انقر حفظ البيانات. تظهر «تم حفظ الخزنة»، وتظهر الخزنة في كل الخزن برصيد صفر.
ومن هنا يظهر في نماذج السندات اختيار الخزنة، وعليه الخزنة الافتراضية. اختر منه الخزنة التي دخل إليها المال أو خرج منها.
حوّل مالًا بين خزنتين
- في كل الخزن، انقر تحويل بين الخزن.
- اختر من خزنة. يظهر تحتها رصيد الخزنة.
- اختر إلى خزنة، واكتب المبلغ.
- تاريخ التحويل هو اليوم. ولتحويل تمّ في يوم سابق، اختر ذلك اليوم. ولا يُقبل يوم بعد اليوم.
- اكتب البيان إن أردت، ثم انقر حفظ البيانات. تظهر «تم تنفيذ التحويل بين الخزنتين».
ولا يمنعك النظام من تحويل مبلغ أكبر من رصيد الخزنة، فتصير سالبة. فراجع رصيد الخزنة قبل الحفظ.
افتح كشف حركة خزنة
- في كل الخزن، افتح قائمة الخزنة بزر النقاط الثلاث، ثم انقر كشف الحركة.
- يظهر رصيد أول المدة، ثم صف لكل حركة: التاريخ، والبيان، والطرف، ووارد أو منصرف، والرصيد بعدها. ثم رصيد آخر المدة.
- لفترة بعينها، اختر من تاريخ وإلى تاريخ، ثم انقر بحث.
غيّر الخزنة الافتراضية، أو أوقف خزنة
من قائمة الخزنة في كل الخزن:
- تعيين كافتراضية: تُسجَّل عليها السندات الجديدة ما لم تختر غيرها.
- تعطيل: تختفي من اختيار الخزنة في السندات الجديدة، ويبقى رصيدها وكشفها. وتفعيل يعيدها.
- تعديل: لتغيير الاسم أو النوع أو الملاحظات، أو لإطفاء مفعّلة.
- حذف: لخزنة لم يُسجَّل عليها شيء فقط.
ما الذي يتغيّر بعد الحفظ
- بعد التحويل: ينقص الرصيد في الخزنة الأولى ويزيد في الثانية بالمبلغ نفسه، ولا يتغيّر إجمالي الخزن. ويظهر في كشف الأولى «تحويل صادر»، وفي كشف الثانية «تحويل وارد».
- لإلغاء تحويل: افتح كشف إحدى الخزنتين، وانقر إلغاء التحويل بجانبه، ثم أكّد. يُلغى من الخزنتين معًا.
- بعد تغيير الخزنة الافتراضية: تبقى السندات القديمة على خزنتها. التغيير للسندات الجديدة فقط.
الصلاحيّة اللازمة
أنت صاحب الحساب، فلك كل الصلاحيّات. وإن أردت أن ينوب عنك موظف:
- إدارة الخزن: لإضافة الخزن وتعديلها وإيقافها وحذفها، والتحويل بينها، وإلغاء التحويل.
- عرض تفاصيل تقرير الخزينة: ليرى كل الخزن وكشف كل خزنة دون أن يغيّر شيئًا.
إن لم تجد الزرّ أو رُفض الحفظ
- لا يظهر اختيار الخزنة في نموذج السند: عندك خزنة واحدة مفعّلة فقط، فيُسجَّل السند عليها.
- لا تجد إضافة خزنة ولا تحويل بين الخزن: حسابك بلا إدارة الخزن.
- «اختر خزنتين مختلفتين»: اخترت الخزنة نفسها في من خزنة وإلى خزنة.
- «تعذّر الحذف» مع «على هذه الخزنة حركات مسجّلة فلا تُحذف»: على الخزنة سندات أو تحويلات، ولو كانت سندات لم تُعتمد بعد. عطّلها بدل حذفها. والتحويل الملغى لا يمنع الحذف.
- «الخزنة الافتراضية لا تُوقف» أو «الخزنة الافتراضية لا تُحذف.»: اجعل خزنة أخرى افتراضية أولًا.
- «الخزنة الموقوفة لا تكون افتراضية — فعّلها أولًا.»: انقر تفعيل من قائمتها، ثم تعيين كافتراضية.