كيف أسجّل شيكًا من عميل أو لمقاول، وأتابعه حتى يُحصَّل أو يُصرف؟

ما الذي ستفعله

تسجّل الشيك مع سنده: شيكًا استلمته من عميل في سند القبض، أو شيكًا أعطيته لمقاول في سند الصرف. ثم تتابع كل شيك في شاشة الشيكات حتى يُحصَّل أو يُصرف أو يُرفض. ويصلك تنبيه قبل استحقاقه.

قبل أن تبدأ

• الشيك يُسجَّل من السند، لا من شاشة الشيكات. اختر شيك في طريقة الدفع، فيظهر جزء بيانات الشيك.
• سند الشيك يُحسب للطرف يوم استلامه أو تسليمه. يقلّ ما على العميل يوم استلام الشيك، ويُحسب للمقاول مدفوعًا يوم تسليمه.
• الخزنة لا تتحرّك إلا يوم التحصيل أو الصرف. تسجّل ذلك اليوم من شاشة الشيكات، فيدخل المبلغ الخزنة أو يخرج منها بتاريخه.
• إن كان لك حساب بنكي، فأضفه خزنةً من نوع حساب بنكي في الخزن. فيُقترح عند الإيداع والتحصيل والصرف. وإن لم يكن، فاختر أيّ خزنة.

الخطوات

سجّل شيكًا استلمته من عميل

1. افتح سند القبض كما تفعل دائمًا: من صفحة المشروع، أو من المدفوعات ← سند قبض من العميل.
2. اكتب المبلغ، واختر في تاريخ السند يوم استلام الشيك.
3. اختر شيك في طريقة الدفع. يظهر جزء بيانات الشيك.
4. اكتب رقم الشيك والبنك وتاريخ الاستحقاق. واسم الساحب اختياري.
5. إن أردت، اختر صورة وجه الشيك وصورة ظهر الشيك.
6. انقر حفظ البيانات. تظهر «تمت إضافة سند قبض من العميل بنجاح»، ويُحفظ معه الشيك بحالة في الحافظة، ثم تُرفع الصورتان.

ولا يظهر حقل الخزنة مع الشيك، لأنّ الشيك لا يدخل خزنة يوم استلامه. تختار الخزنة يوم الإيداع أو التحصيل.

إن كان شيك بالرقم والبنك نفسيهما مسجّلًا من قبل، يظهر تحت الحقل «يوجد شيك مسجّل بالرقم والبنك نفسيهما». هذا تنبيه فقط، فاحفظ إن كان شيكًا آخر.

سجّل شيكات أقساط مرة واحدة

إن سلّمك العميل عدّة شيكات مؤجّلة:

1. افتح صفحة العميل، وانقر تسجيل شيكات أقساط.
2. اختر المشروع، وتاريخ الاستلام.
3. املأ الصفوف بنفسك، أو استعمل ملء تلقائي: اكتب عدد الشيكات ومبلغ كل شيك وأول استحقاق والبنك ورقم أول شيك، ثم انقر املأ الصفوف. يُملأ شيك لكل شهر، ثم عدّل ما تريد.
4. لصورة شيك في صف، انقر صورة الوجه أو صورة الظهر فيه.
5. انقر مراجعة، ثم حفظ الشيكات.

يُحفظ لكل صف سند قبض وشيك. وإن كان في صف خطأ، فلا يُحفظ شيء. صحّح الصف المذكور في الرسالة، ثم انقر مراجعة من جديد.

تابع شيكاتك في شاشة الشيكات

1. افتح المدفوعات ← الشيكات.
2. في الأعلى ملخص الاستحقاقات: ما يستحق خلال 14 يومًا من الوارد والصادر، والمتأخّر عن استحقاقه. وانقر بطاقة المتأخّر لترى شيكاته.
3. اختر التبويب: الكل أو أوراق القبض أو أوراق الدفع.
4. المرشّح الأوّل تنتظر الاستحقاق، وفيه كل شيك لم يُحصَّل ولم يُصرف. ومعه متأخرة، ومستحق لمقاولين، والكل.
5. ابحث برقم الشيك أو البنك أو اسم الطرف، أو اختر الطرف من كل الأطراف والمشروع من كل المشاريع. ولشيكات تستحق في فترة، اختر استحقاق من وإلى.
6. انقر صف الشيك ليُفتح درجه. فيه سجل الشيك: كل ما حدث له بتاريخه.

ولتنزيل القائمة كما تراها، انقر عرض التقارير، ثم اختر PDF أو Excel بجانب سجل الشيكات.

أضف صور الشيك أو غيّرها

1. افتح الشيك من شاشة الشيكات.
2. في صور الشيك، انقر إضافة تحت صورة الوجه أو صورة الظهر، واختر الصورة. تظهر «رُفع الملف.».
3. لصورة أخرى انقر استبدال، ولإزالتها انقر حذف.
4. انقر الصورة لتفتحها بحجمها الكامل.

وإن رُفض الشيك دون إفادة، فانقر إرفاق إفادة البنك في سطر الرفض في سجل الشيك.

لا تظهر الصور في رابط العميل ولا في التقارير المطبوعة. ويراها من يملك عرض الشيكات.

أودِع الشيك، ثم سجّل تحصيله

1. افتح الشيك من شاشة الشيكات.
2. إن أودعته البنك وتنتظر التحصيل، فانقر إيداع في البنك. اختر تاريخ العملية والخزنة، ثم انقر إيداع في البنك أسفل النموذج. تظهر «سُجِّل الإيداع.»، وتصير حالته مودَع في البنك، ولا تتحرّك الخزنة بعد. وهذه الخطوة اختيارية.
3. يوم يُضاف المبلغ إلى حسابك، انقر تحصيل الشيك. اختر تاريخ العملية والخزنة التي دخلها المال، ثم انقر تحصيل الشيك أسفل النموذج. تظهر «حُصِّل الشيك.»، وتصير حالته محصَّل.

ولا يُقبل في تاريخ العملية يوم في المستقبل، ولا يوم قبل آخر عملية على الشيك.

إن رُفض الشيك

1. افتح الشيك، وانقر تسجيل الرفض.
2. اختر سبب الرفض، مثل رصيد غير كافٍ، واختر تاريخ العملية. وأرفق إفادة البنك إن كانت معك، صورة أو PDF. ثم انقر تسجيل الرفض أسفل النموذج. تظهر «سُجِّل الرفض.».

تصير حالته مرفوض، ويعود المبلغ على العميل. ويبقى السند الأصلي كما هو. ثم اختر واحدًا من اثنين:

• إعادة تقديم: إن اتّفقت مع العميل على تقديمه مرّة أخرى. اكتب تاريخ الاستحقاق الجديد. تظهر «أُعيد تقديم الشيك.»، ويعود الشيك في الحافظة، ويُخصم المبلغ من العميل من جديد.
• تسوية بطريقة أخرى: إن دفع العميل المبلغ نقدًا أو بتحويل. اختر تاريخ العملية والخزنة التي دخلها المال. تظهر «سُجِّلت التسوية.»، وتصير حالته سُوِّي بطريقة أخرى. يقلّ ما على العميل، ويدخل المبلغ الخزنة.

ظهّر شيك العميل لمقاول

إن أعطيت شيك العميل لمقاول بدل أن تودعه:

1. افتح الشيك وهو في الحافظة، وانقر تظهير لمقاول.
2. يُفتح في الدرج نموذج سند صرف للمقاول، وأعلاه مبلغ الشيك. اختر المقاول والمشروع، ثم البند الرئيسي، واكتب المدفوع للمقاول. ولتوزيع المبلغ على أكثر من بند، انقر إضافة بند.
3. يُظهَّر الشيك بقيمته كاملة. فيجب أن يساوي مجموع البنود مبلغ الشيك، ويظهر لك المجموع الحالي تحت المبلغ.
4. انقر تظهير لمقاول أسفل النموذج. تظهر «ظُهِّر الشيك.»، وتصير حالته مُظهَّر.

لا تتحرّك أيّ خزنة في التظهير. ويُحسب يومه محصَّلًا من العميل ومدفوعًا للمقاول. وإن كانت سندات الصرف عندك تحتاج اعتمادًا، فيصير الشيك محجوز للتظهير حتى يُعتمد السند.

وإن رفض البنك الشيك بعد تظهيره، فسجّل تسجيل الرفض. يعود المبلغ على العميل، ويعود للمقاول ما كان له. ثم انقر سداد المقاول حين تدفع له من خزنتك.

ادفع لمقاول بشيك

1. افتح سند الصرف للمقاول كما تفعل دائمًا.
2. اختر شيك في طريقة الدفع، واكتب رقم الشيك والبنك وتاريخ الاستحقاق. وأضف صورتيه إن أردت.
3. اختر الخزنة التي يُصرف منها. والحسابات البنكية تظهر أوّلًا.
4. احفظ. يُحسب للمقاول مدفوعًا يوم دفع السند، ويصير الشيك صادر.
5. يوم يُصرف الشيك من حسابك، افتحه من شاشة الشيكات، وانقر صرف الشيك. اختر تاريخ العملية، ثم انقر صرف الشيك أسفل النموذج. تظهر «صُرف الشيك.»، وتصير حالته مصروف، ويخرج المبلغ من الخزنة بتاريخ الصرف.

اختر متى يصلك التنبيه

1. افتح الإعدادات، ثم إعدادات العمليات، ثم بطاقة المال والاعتماد.
2. اكتب في التنبيه قبل استحقاق الشيك (بالأيام) عددًا من 1 إلى 30. والافتراضي 3.
3. انقر حفظ التغييرات.

يصلك إشعار «شيك يستحق قريبًا» عن كل شيك وارد أو صادر قبل استحقاقه بهذا العدد. ويظهر في الملخص اليومي على بريدك أيضًا.

ما الذي يتغيّر بعد الحفظ

• بعد سند القبض بشيك: يقلّ المطلوب الآن في صفحة العميل، ويظهر تحته «منها شيكات لم تُحصَّل» ومعه عرض الشيكات. ولا يتغيّر الرصيد في كل الخزن.
• بعد التحصيل: يزيد الرصيد في الخزنة التي اخترتها، ويظهر المبلغ في كشف الحركة بنوع شيك وبتاريخ التحصيل.
• بعد الرفض: يزيد ما على العميل بمبلغ الشيك. ولا تتحرّك الخزنة، لأنّ المال لم يدخلها.
• بعد سند الصرف بشيك: يقلّ ما للمقاول، ويظهر في صفحته، في تبويب المشاريع أو سجل الفواتير، «منها شيكات لم تُصرف بعد». وفي ملخص الاستحقاقات سطر لكل خزنة فيه ما صدر منها ولم يُصرف، ورصيدها. فإن كان الرصيد أقلّ، يظهر الفرق.
• بعد الصرف: يقلّ الرصيد في الخزنة بتاريخ الصرف.

الصلاحيّة اللازمة

أنت صاحب الحساب، فلك كل الصلاحيّات. وإن أردت أن ينوب عنك موظف:

• عرض الشيكات: ليرى شاشة الشيكات ودرج كل شيك.
• إدارة الشيكات: للإيداع والتحصيل والصرف والرفض وإعادة التقديم والتظهير والتسوية. وكلّها تحرّك مال الخزنة أو رصيد الطرف.
• ولتسجيل الشيك نفسه، يحتاج صلاحيّة إضافة السند: سند القبض أو سند الصرف.

إن لم تجد الزرّ أو رُفض الحفظ

• لا يظهر شيك في طريقة الدفع: الشيك متاح في سند القبض من العميل وسند الصرف للمقاول فقط.
• لا تظهر الشيكات في القائمة الجانبيّة: حسابك بلا عرض الشيكات.
• لا تظهر أزرار في درج الشيك: حسابك بلا إدارة الشيكات، أو الشيك انتهى: محصَّل أو مصروف أو سُوِّي بطريقة أخرى أو أُلغي.
• «تحرّك الشيك بعد استلامه، فلا تُعدَّل بياناته ولا مبلغ السند»: بعد أيّ عملية على الشيك، يُقفل سنده. وإن أخطأت قبلها، فعدّل السند أو احذفه.
• «تاريخ العملية لا يسبق آخر عملية على الشيك.»: اختر يومًا بعد آخر سطر في سجل الشيك.
• «يُظهَّر الشيك بقيمته كاملة…»: مجموع البنود في سند التظهير لا يساوي مبلغ الشيك. وزّع المبلغ كله.
• «رُفض هذا الشيك بعد تظهيره لمقاول لم يُسدَّد بعد. سدِّد المقاول أولًا.»: انقر سداد المقاول، ثم ظهّر الشيك من جديد.
• «تغيّرت حالة الشيك منذ فتحته»: غيّره أحد غيرك في الوقت نفسه. أغلق الدرج وافتحه من جديد.